Годовая инвентаризация – пересчитать, зафиксировать и учесть

Перед годовой отчетностью в компании нужно провести инвентаризацию. Это прописано в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Однако на деле многие бухгалтеры подходят к этой процедуре формально: просто оформляют документы, а саму инвентаризацию не проводят. А иногда из-за нехватки времени и этого не делают.

За то, что ревизию не провели, инспекторы не накажут. Но если не инвентаризировать имущество и обязательства, с большой долей вероятности в учете появятся ошибки и искажения. Представьте себе такую ситуацию. Организация не провела инвентаризацию и из-за этого не отследила кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности. Сумму вовремя не учли в доходах. Придется подавать уточненку по налогу на прибыль и платить пени.

К тому же выявить реальные остатки материалов, товаров и наличности в кассе в интересах самой компании. Своевременная ревизия поможет обнаружить недостачу. Кстати, с виновника ее можно взыскать, только когда есть оформленные по всем правилам документы об инвентаризации.

Основные этапы инвентаризации вы видите в таблице. Расскажу подробнее о каждом из них.

Сначала подготовьте приказ об инвентаризации. Укажите причину и сроки ревизии, состав комиссии, имущество и обязательства, которые будете проверять. Документ подписывают руководитель компании, председатель и члены комиссии. Бланк приказа можно разработать самостоятельно. На мой взгляд, удобнее использовать типовую форму № ИНВ-22, что утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Перед началом ревизии материально ответственные лица сдают в бухгалтерию расписки о том, что они сдали все документы по вверенному им имуществу, оприходовали поступившие ценности и списали выбывшие.

После этого начинается сама инвентаризация. Результаты проверки комиссия фиксирует в инвентаризационной описи или акте. Документ надо обязательно составить в двух экземп-лярах (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Для каждого вида имущества есть своя унифицированная форма. Например, № ИНВ-1 – для основных средств, № ИНВ-3 – для ТМЦ, № ИНВ-15 – для наличных и денежных документов, № ИНВ-17 – для расчетов с дебиторами и кредиторами. Все эти формы есть в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Но вы можете разработать и свои бланки.

Кстати, если используете унифицированные описи, то не придется отдельно собирать расписки от материально ответственных лиц. В унифицированные формы уже включен специальный раздел с распиской для них.

Если по итогам инвентаризации комиссия обнаружит излишек или недостачу, то информацию об этом зафиксируйте в сличительной ведомости. Помимо этого излишки и недостачи, найденные по каждому счету, обобщите в итоговой ведомости по форме № ИНВ-26 (утв. постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26).

Документы по инвентаризации оформите 31 декабря. Минфин настаивает – ревизию нужно проводить именно в конце года, а не в начале. Такие рекомендации аудиторам ведомство дает в приложении к письму от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01 (раздел II, пункт «Инвентаризация обязательств»).

Организация может проводить инвентаризацию в любой удобный для себя день. Но для целей учета лучше назначить инвентаризацию на 1-е число месяца, например 1 декабря. На эту дату можно проверить основные средства и нематериальные активы, незавершенное производство, материально-производственные запасы. Инвентаризацию расчетов проведите на 31 декабря, чтобы подтвердить соответствующие статьи баланса. Итоги инвентаризации отразите в бухучете декабрем. Это касается и случаев, когда ведомость учета результатов инвентаризации подписана лишь в январе следующего года.

Если инвентаризационные описи будут датированы 31 декабря, а сличительные ведомости – январем следующего года, то вам придется учитывать временные разницы по ПБУ 18/02. Потому как в бухучете результаты инвентаризации в любом случае отражаются в конце года (ч. 4 ст. 11 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). А вот в налоговом учете излишки и недостачи можно показать только на ту дату, когда выявлены расхождения и подписаны сличительные ведомости.

Далее поговорим о том, как провести инвентаризацию основных участков учета.

Подробные инструкции о том, как провести проверку товарно-материальных ценностей, есть в пунктах 3.15–3.26 Методических указаний Минфина России по инвентаризации. Остановимся на ключевых моментах.

Комиссия инвентаризирует не только те материалы и товары, что принадлежат компании и фактически находятся на складе. Проверить нужно и ценности, которые отгружены покупателю, приняты на хранение или находятся в пути. Поэтому для инвентаризации ТМЦ есть много форм:

• № ИНВ-3 (инвентаризационная опись для всех ценностей в целом);
• № ИНВ-4 для товаров, отгруженных покупателям, но пока числящихся на балансе компании;
• № ИНВ-5 для ценностей, принятых на ответственное хранение;
• № ИНВ-6 для товаров в пути.

Проверка показала отклонения данных учета от фактического количества ТМЦ? Составьте сличительную ведомость по форме № ИНВ-19.

Товары, отгруженные покупателям, или ценности в пути пересчитать не получится. Ведь по факту на складе их нет. Инвентаризация таких ТМЦ заключается в том, чтобы проверить, верно ли отражена их стоимость на счетах учета. Для этого комиссия изучает бумаги по этим товарам.

Если во время инвентаризации на склад поступают или, наоборот, выбывают материалы, то их учет ведите в особом порядке. Он описан в пунктах 3.18 и 3.19 Методических указаний. Материально ответственное лицо принимает и отпускает ТМЦ только в присутствии членов комиссии. Поступившие товары занесите в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В ней укажите дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, название товара, его количество, цену и сумму. Ценности, наоборот, выбывающие со склада, включите в опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Далее я хотела бы остановиться на том, что делать бухгалтеру, если во время инвентаризации обнаружили недостачу или излишки. Проводки рассмотрим на примере ТМЦ. Так как именно на этом участке чаще всего и находят расхождения. Но если вам вдруг понадобятся записи на случай учета недостачи по кассе или кражи ОС, то просто замените счета учета материалов и товаров на счет 50 или 01.

Обнаруженный во время инвентаризации излишек включите в доходы по рыночной стоимости. Ее можно подтвердить двумя документами: либо отчетом независимого оценщика, либо бухгалтерской справкой (если цену на имущество легко узнать из СМИ или интернета).

Излишки в учете покажите так:

ДЕБЕТ 10 (41, 43) КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражены излишки.

Обнаружили недостачу? Отразите ее записью:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41, 43) – выявлена недостача материалов, товаров.

Дальнейший учет недостачи зависит от того, найден винов-ник или нет. В первом случае спишите недостачу на счет винов-ного лица проводкой по дебету счета 73 (76) и кредиту счета 94. А во втором – включите в расходы. Запись: дебет счета 91 субсчет «Прочие расходы» и кредит счета 94.

А в налоговом учете порядок иной. Если виновник установлен, то стоимость недостачи включите в расходы на ту дату, когда сотрудник признает ущерб и подпишет соглашение о возмещении. Или вступит в силу решение суда о взыскании ущерба.

Одновременно с этим сумму, которую обязан возместить виновник, включите во внереализационные доходы. Такой алгоритм действий описывает Минфин России в письме от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.

Допустим, виновника не нашли. Недостачу можно списать в расходы, но лишь при условии, что у компании есть постановление о приостановлении уголовного дела (письмо Минфина России от 29 мая 2015 г. № 03-03-06/1/31130).

Недостача возникла из-за чрезвычайного обстоятельства? Надо чтобы это подтвердил компетентный орган. Допустим, на складе был пожар. Недостачу подтвердят: справка МЧС, протокол осмотра места происшествия и акт о пожаре. Все документы на руках? Недостачу можно смело списывать в расходы.

Минфин считает, что со стоимости утраченного имущества надо восстановить НДС (письмо от 19 мая 2010 г. № 03-07-11/186). Конечно, при условии, что до этого налог с покупки компания поставила к вычету.

Но позиция чиновников шаткая. Налоговый кодекс не требует восстанавливать НДС при недостаче. Так же считают и судьи. Они ориентируются на соответствующее постановление ВАС РФ от 23 октября 2006 г. № 10652/06. А когда мнение Минфина России противоречит позиции ВАС РФ, налоговики должны ориентироваться на точку зрения судей. Это подчеркивает и сам Минфин (письмо от 7 ноября 2013 г. № 03-01-13/01/47571). Видимо поэтому налоговики на местах постепенно соглашаются с тем, что компания вовсе не обязана восстанавливать НДС со стоимости недостающего имущества. Например, недавно инспекторы разрешили не восстанавливать налог, если недостача возникла из-за пожара (письмо ФНС России от 21 мая 2015 г. № ГД-4-3/8627).

Иногда во время инвентаризации комиссия обнаруживает одновременно и излишки, и недостачи по товару одного наименования, но разного сорта. Когда пересортица найдена за один и тот же период и у одного и того же материально ответственного лица, то по решению руководителя такие излишки и недостачи можно зачесть. Для этого используйте аналитическую проводку:

ДЕБЕТ 10 (41, 43) КРЕДИТ 10 (41, 43) – зачтены недостачи в счет излишков.

Зачет проводите по физическим показателям. А если стоимость ТМЦ отличается, то для зачета берите меньшую. Например, недостает одной коробки печенья «Медовое с орехом» стоимостью 1000 руб. В то же время есть излишек двух коробок печенья «Медовое с шоколадом» по 900 руб. каждая. Зачет можно сделать на коробку орехового печенья стоимостью 1000 руб. Остается излишек – 800 руб. (900 + 900 – 1000). Его нужно включить в доходы.

В налоговом учете такой зачет провести нельзя. Там излишки и недостачи отражаются отдельно.

У инвентаризации основных средств есть особенность. Ее можно проводить только раз в три года (п. 27 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Обычно о пропаже основных средств известно сразу. Редко когда недостачу ОС обнаруживают только в конце года по результатам ревизии. Как правило, в инвентаризационной описи по форме № ИНВ-1 количество ОС по факту и по данным учета не расходится (но если вам все-таки понадобится учесть пропажу ОС, то поможет конспект «План действий бухгалтера на случай, если основное средство похищено или испорчено» в выпуске № 6, 2015. – Примеч. ред.).

Особое внимание обратите на документы по основным средствам. Перед ревизией проверьте, чтобы в бухгалтерии были инвентарные карточки, книги, техническая документация и другие бумаги по ОС. А во время инвентаризации посмотрите, совпадают ли наименование, заводские и инвентарные номера, год выпуска актива по документам и по факту.

Перейдем к инвентаризации расчетов. Здесь основное внимание уделите безнадежной кредиторской задолженности. Ее нужно включить в доходы того периода, когда долг стал безнадежным к взысканию (п. 18 ст. 250 НК РФ). В зоне риска кредиторка старше трех лет. Именно столько составляет срок исковой давности.

Но не спешите списывать в доходы долги, возникшие более трех лет назад. Сначала посмотрите, есть ли у вас подписанный с двух сторон акт сверки. Дело в том, что когда компания признает свой долг перед кредитором (подписывает сверку), срок исковой давности прерывается и начинает отсчитываться заново. Такие правила описаны в статье 203 ГК РФ. Поэтому три года считайте с даты последней сверки.

Также проверьте, не ликвидировался ли кто-то из ваших контрагентов. Ведь исключение кредитора из ЕГРЮЛ – это еще одно основание, по которому долг может стать безнадежным.

Просроченная дебиторская задолженность – это следующий пункт, на который стоит потратить время при проверке расчетов. Безнадежные долги дебиторов можно списать в расходы. Главное, чтобы в наличии были первичные документы, подтверждающие сумму задолженности и дату возникновения: товарные накладные, акты, договоры.

Если организация выдает сотрудникам деньги под отчет, то наверняка на счете 71 висит сальдо. Посмотрите, из чего состоит этот остаток. Нет ли там сумм, по которым сотрудники до сих пор не отчитались, хотя срок уже прошел? Инспекторы при проверке такие деньги расценят как доход работника и начислят на них НДФЛ. Пусть сотрудники поторопятся с отчетом.

Инвентаризация резервов помогает проверить, насколько суммы обоснованны. В бухучете чаще всего компании формируют два резерва: по сомнительным долгам и на оплату отпусков.

Организация сама устанавливает критерии сомнительных долгов и закрепляет их в учетной политике. На 31 декабря важно еще раз проверить, соответствует ли дебиторка, под которую создан резерв, критериям сомнительной.

Порядок расчета резерва на оплату отпусков компания также определяет самостоятельно. Под конец года лучше уточнить, сколько дней отпуска накопилось у каждого сотрудника, и, исходя из этого, перепроверить расчет резерва.

Сформируйте комиссию, ориентируясь на объем инвентаризации

В состав комиссии входят представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты. Например, инженеры, экономисты, техники и т. д. (п. 2.2 и 2.3 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Формируя комиссию, ориентируйтесь на объем ревизии. Когда проверить нужно немного, то трех человек – руководителя, бухгалтера и еще одного ответственного сотрудника – будет достаточно.

Материально ответственные лица не могут быть членами комиссии. Ведь тогда они будут проверять сами себя. Но присутствовать при инвентаризации они обязаны. Об этом написано в пункте 2.8 Методических указаний по инвентаризации.

Подсчет наличных денег в кассе проводите обязательно в присутствии членов комиссии. Выявленный остаток сравните с сальдо по данным кассовой книги.

При инвентаризации кассы комиссия проверяет не только наличные, но и БСО, ценные бумаги и денежные документы (авиа- и железнодорожные билеты, топливные карты и т. д.).

Результаты проверки оформите актом по форме № ИНВ-15.