Легализация документов в Объединенных Арабских ЭмиратахМатериал редакции

Арабские Эмираты уже на протяжении довольно длительного времени являются одним из наиболее привлекательных государств для релокации и ведения бизнеса. У многих людей возникают трудности с правильным оформлением документов. Ведь документы, оформленные в Российской Федерации или другой стране, не имеют юридической силы за границей без надлежащего удостоверения. Поэтому для их использования в иностранных государствах необходимо пройти процедуру легализации, после чего их можно будет использовать в данной стране.

Необходимо заранее изучить требования конкретной страны, так как процедура легализации разнится (в зависимости от государства, целей предоставления документов (регистрация компании, переезд), и других факторов). Она выглядит немного сложнее, чем апостилирование, и, соответственно, занимает больше времени. Как и в дургих странах, где консульская легализация является обязательной, в Арабских Эмиратах есть определенные особенности, которые будут описаны ниже.

Легализация – это подтверждение соответствия документа законодательству той страны, где он выдан. Она оформляется удостоверением подлинности подписи должностного лица, которое подписало документ, а также печатью уполномоченного государственного органа.

Поставьте себя на место, к примеру, сотрудника отдела кадров из марокканского города Касабланки, которому нужно принять заявление о приеме на работу человека, родившегося в Норильске, при этом диплом выдан в Дублине, а документы, подтверждающие стажировку, – в Париже и Лондоне. Как в таком случае проверить подлинность необходимых документов (паспорта, диплома об образовании, сертификатов и так далее)? Разве можно запомнить, как выглядят подлинные документы всех 195 государств?

Госслужащие разных стран просто не могут знать, как выглядят подлинные документы других стран мира, поэтому для всеобщего удобства и была введена легализация. Раньше она была обязательна во всех странах. Однако, несмотря на то, что это достаточно надежная процедура для проверки подлинности документов, она имеет несколько существенных недостатков:

• довольно длительный и сложный процесс, занимающий много времени;
• как следствие из предыдущего пункта – дорогостоящая;
  
• для каждого нового государства нужно проходить процедуру заново;
  
• некоторые этапы могут различаться в зависимости от конкретной страны.
  

В связи с этим большинство стран решили упростить процедуру заверения, подписав 5 октября 1961 года «Гаагскую конвенцию», отменяющую требование легализации иностранных официальных документов.

В результате в присоединившихся к ней странах для придания юридической силы документам, выданным за рубежом, необходимо пройти процедуру так называемой упрощенной легализации – апостилирование, когда на копию документа в стране, выдавшей его, проставляется специальный штамп – апостиль. Он подтверждает соответствие копии оригиналу и дает возможность использовать его в любой стране, подписавшей конвенцию.

Это значительно упрощает задачу условному сотруднику из Касабланки, упомянутому ранее. Даже если у него возникнут сомнения в подлинности какого-либо документа, ему не придется запрашливать данные из МВД Норильска или канцелярии дублинского университета. Достаточно будет проверить подлинность апостиля через орган, специально уполномоченный заверять документы в рамках Гаагской конвенции.

По сути, легализация и апостилирование документа – схожие процедуры, так как результатом является подтверждение достоверности и подлинности документа, выданного в другой стране. Но различия все же есть:

В теории легализация делится на дипломатическую и консульскую. Дипломатическая возможна в случае, если между страной, выдавшей документы, и страной, в которой они будут использованы, установлены прямые дипломатические отношения, иначе – осуществляется консульская легализация (через посольства (консульства) государств в третьих странах). Однако на практике, когда речь идет о необходимости легализации, имеется в виду именно консульская.

Этапы заверения документов немного различаются в зависимости от страны, выпустившей его, и страны, в которой он будет использоваться. Для документов, выданных на территории ОАЭ, процесс выглядит следующим образом:

1. Оригинал документа должен быть заверен управляющим государственным органом (исключением являются цифровые документы, выданные государственным органом, или документы, заверенные в электронном виде).

2. Подать заявку на легализацию в ОАЭ через онлайн-каналы Министерства иностранных дел.

3. Предоставить исходный документ. Если документ является цифровым или заверен электронным способом, приложить его копию.

4. Затем документ можно заверить в одном из посольств или представительств ОАЭ за границей, подав заявку на заверение через онлайн-каналы МИД ОАЭ.

В данном случае процедура выглядит примерно так же, как описано выше, однако есть определенные нюансы, на которые стоит обратить внимание. Для удобства упоминания государственных органов, приведем пояснения в отношении Российской Федерации.

Для этого необходимо заверить копию документа и правильность его перевода у нотариуса в стране, где документ выдан.

Исключением являются случаи, когда необходима легализация коммерческих документов и нотариально заверенных доверенностей. Также если необходимо представить документ об образовании образца, установленного для использования за границей, в Министерстве иностранных дел нужно легализовать его оригинал.

В отношении документов юридических лиц существует требование о предоставлении на легализацию нотариально заверенных копий тех документов, которые должным образом зарегистрированы в соответствующем государственном органе и содержат необходимые отметки и печати о регистрации.

При этом перевод должен быть подшит к заверенной нотариусом копии документа.

Для нотариального заверения переводчику, который сделал перевод, нужно лично предоставить нотариусу оригинал документа и текст его перевода, свой паспорт и документ о наличии соответствующего образования. После чего потребуется проставить дату и подписать перевод, указав, что перевод выполнен им лично и правильно. Также на переведенном документе указываются контактные данные переводчика (ФИО, название компании, адрес, номер телефона, адрес электронной почты).

Даже в случае, если вы сами владеете достаточными знаниями для перевода, но не имеете подтверждающего этот факт документа, или если переводчик не может лично присутствовать у нотариуса для заверения – нотариус не заверит такой перевод.

С точки зрения практики лучше делать перевод документа на английский язык, потому что арабский язык документа не является строго обязательным, так же будет легче проверить правильность перевода и стоимость будет намного ниже, чем если переводить на арабский.

В силу того, что арабский язык не такой популярный, могут возникнуть сложности с поиском хорошего переводчика. Но даже если вы его найдете, в переведенном документе могут быть ошибки и неточности, которые вы увидеть не сможете. Были случаи, когда надлежащим образом оформленные и переведенные на арабский язык документы вызывали удивление у сотрудников посольства при непосредственной легализации.

Это необходимо для заверения подлинности печати и подписи нотариуса. В результате выдается квитанция, где указано количество документов, страна назначения и срок готовности. В российском Минюсте этот срок, как правило, составляет около 5 рабочих дней, при этом госпошлина не взимается.

В качестве альтернативы можно сдать документы в МФЦ «Мои документы». В этом случае срок подготовки документов составит уже 10 рабочих дней, однако будет проще подать и забрать документы, так как не нужно предварительно записываться, и время работы таких центров продолжительнее.

В ходе заверения на данном этапе Минюст подтверждает, что нотариус правомочен заверять документы, а также проверяет подлинность подписи и оттиска печати нотариуса и штампует документы.

Для проверки подлинности подписи нотариуса в базе Минюста должны быть образцы его подписи и печати, в связи с этим не подойдет заверение временно исполняющим обязанности нотариуса, так как образцов его подписи может не быть.

МИД РФ удостоверяет подлинность печати Минюста и подписи должностного лица. Также на этом этапе необходимо уплатить госпошлину.

Также на этом этапе необходимо уплатить госпошлину.

Документ (а точнее, печать посольства или консульства страны выдачи) должен быть заверен одним из посольств или консульств ОАЭ в стране, выдавшей его (путем подачи заявки через онлайн-каналы Министерства иностранных дел).

Документы должны быть заверены в ОАЭ (перед этим необходимо подать заявку на легализацию в ОАЭ через онлайн-каналы МИД и приложить оригинал заверенного документа).

К примеру, запись на визит в консульство РФ в Дубае открывается на месяц вперед, поэтому необходимо отслеживать свободные окна и планировать поездку заранее.

Наиболее популярными документами для легализации являются:

• Документы о праве собственности (свидетельство о праве собственности);
• Нотариально заверенные документы (копии, доверенности, завещания);
  
• Учредительные документы (устав, различные сертификаты);
  
• Документы гражданского состояния (свидетельство о браке, смене фамилии, рождении и т.д.);
  
• Документы об образовании (диплом, аттестат, сертификаты).
  

При этом такие документы, как паспорта (и аналогичные документы, подтверждающие личность), документы, оформляющие таможенные и коммерческие операции (таможенные декларации, выписки по счетам, соглашения о поставке товаров и прочие) легализовывать не нужно, т.к. в соответствии с нормами международного права не нужно легализовывать документы, на которых есть фотографии (паспорт, права на управление транспортным средством), коммерческие и таможенные документы (по общему правилу), а также документы, не подлежащие вывозу за рубеж (военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д.).

• Документ должен быть составлен на английском или арабском языке, либо должен быть сделан нотариально заверенный перевод;
• Документ должен быть заверен уполномоченным на то государственным органом до подачи заявки на легализацию;
  
• Документ должен быть без ламинирования, заметных повреждений, изменений, исправлений, смазанных участков. Все подписи и печати должны быть четкими и читаемыми. Если документ состоит из нескольких листов – они должны быть пронумерованы и сшиты.

Процедура легализации как в, так и для ОАЭ занимает около месяца. Сроки каждого этапа зависят от загруженности всех инстанций, куда необходимо обращаться.

Можно примерно выделить следующие рамки:

1. Нотариальная копия: 1 рабочий день.
2. Нотариально заверенный перевод: 1-2 рабочих дня.
   
3. Заверение в Министерстве юстиции РФ: 10 рабочих дней.
   
4. Заверение в Министерстве иностранных дел РФ: 10 рабочих дней.
   
5. Заверение в посольстве ОАЭ: 10 рабочих дней.