Трудовые документы на бумажном носителе уходят в прошлое: последние изменения

На этой неделе Президент РФ подписал законопроект, расширяющий область применения электронного кадрового документооборота, а также разъясняющий порядок его применения.

Первое и, пожалуй, самое главное новшество, с которого необходимо начать - это предоставленная работодателям возможность подписания, ведения и использования документов, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумаге. Такая возможность предоставлена в отношении практически всех трудовых документов, за исключением трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности работников, актов о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника и документов о прохождении работником обучения (инструктажа) по охране труда.

Новые положения предусматривают возможность для работодателя выбрать платформу, с помощью которой будет вестись электронный документооборот. Это может быть разработанная государством Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» либо самостоятельно разработанная работодателем информационная платформа, позволяющая обеспечить надлежащее подписание, хранение, передачу и фиксирование факта передачи электронного документа работнику в соответствии с установленными правилами.

Вопрос о введении электронного документооборота остается на усмотрение работодателя, которому необходимо будет заручиться согласием работника на взаимодействие посредством электронного документооборота. Исключение – принятие на работу лиц после 31.12.2021 года, у которых отсутствует трудовой стаж. Во всех остальных случаях отказ работника или соискателя на применение электронного документооборота с работодателем не является основанием для его увольнения или отказа в его трудоустройстве.

Введение электронного документооборота и его использование будет осуществляться за счет работодателя.

Основная часть положений, посвященных электронному документообороту, вступила в силу со дня опубликования законопроекта. Положения, касающиеся порядка взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» или информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, вступят в законную силу с 01.09.2022 года.

«Введение электронного документооборота и постепенное расширение области его применения – назревшая необходимость, отвечающая потребностям участников трудовых отношениям и реалиям сегодняшнего дня, когда все большее количество работников заключает договоры о дистанционной работе или имеет комбинированный режим работы. Как будет работать электронный документооборот, облегчит ли он участникам трудовых отношений создание, использование и хранение кадровых документов или создаст непредвиденные трудности, покажет только время» - комментирует юрист GSL Law&Consulting Татьяна Бычкова.