Сегодня мы продолжим разговор о материальной ответственности работников. И поговорим о том, как правильно оформить передачу материальных ценностей при смене материально ответственного лица (например, при уходе его в отпуск, переводе на другую должность или увольнении). Нужно ли проводить инвентаризацию. Как определить размер ущерба и в каких случаях причиненный вред можно взыскать с сотрудника в полном размере.
Для того чтобы взыскать с материально ответственного лица причиненный по его вине ущерб, необходимо помимо заключения дог вора о полной материальной ответственности правильно оформить приемку-передачу материальных ценностей.
Например, при приеме на материально ответственную работу письменно зафиксировать, какое имущество и другие ценности сотруднику вверяются. А при его уходе в отпуск или при ином длительном отсутствии на рабочем месте, переводе на другую должность или увольнении - сверить их наличие с данными бухгалтерского учета. В противном случае доказать, что недостача или порча имущества произошла по вине этого сотрудника, будет проблематично.
Итак, давайте посмотрим, как же следует оформить приемку-передачу материальных ценностей.
Для начала необходимо провести инвентаризацию. Следует помнить, что при смене материально ответственных лиц, даже если материальная ответственность возлагается на другое лицо временно (например, на время очередного отпуска), проведение инвентаризации обязательно1.
Инвентаризация, как правило, проводится в соответствии с внутренними документами организации, которые разрабатываются на основе Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств2. Для проведения этой процедуры в организации должна быть создана комиссия, персональный состав которой назначается приказом (по унифицированной форме № ИНВ-223). В приказе указываются также даты начала проведения инвентаризации и ее окончания После подписания указанный документ нужно зарегистрировать в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-233) и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.
При проведении инвентаризации важно помнить следующее:
Документы по результатам проведения инвентаризации оформляются по унифицированным формам5. Так, например, данные проверок фиксируются в описи и акте по соответствующим формам № ИНВ-3 и ИНВ-4. Если данные описи и акта отличаются от данных бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-2б. Документы, составленные по результатам инвентаризации, должны быть подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записан¬ных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильныхзаписей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Пункт 2.9 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49
Согласно пункту 2.10 Методических указаний, при проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество должен расписаться в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Однако следует отметить, что для полного завершения процедуры приемки-передачи этого недостаточно. При смене материально ответственных лиц (например, при переводе материально ответственного лица на другую должность или увольнении) кроме материалов обязательной инвентаризации должен быть оформлен также акт6.
Унифицированной формы акта приемки-передачи не имеется. Поэтому он составляется в произвольной форме, но с соблюдением следующих требований. В акте рекомендуется отражать наименование передаваемого имущества (материальных ценностей) с указанием по каждой позиции: единицы измерения; цены за единицу продукции; количества передаваемого имущества и на какую сумму (стоимость). Следует иметь в виду, что для заполнения этих данных могут использоваться результаты инвентаризации. В обязательном порядке в акте должна быть указана дата совершения приемки-передачи материальных ценностей. И по завершении процедуры приемки-передачи акт должен быть заверен подписями сторон (с расшифровкой Ф.И.О. и должностей).
Указанный документ, согласно приказу Минфина № 119н, должен быть завизирован главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утвержден руководителем организации, а по складам и другим местам хранения - руководителем соответствующего структурного подразделения. То есть данные, указанные в акте, должны быть еще раз сверены с данными инвентаризации и бухгалтерского учета. После чего работник, сдавший материальные ценности, освобождается от занимаемой должности (оформляется перевод на другую должность или увольнение), а с новым материально ответственным лицом заключается договор о полной материальной ответственности.
Обращаем ваше внимание, что процедуру приемки-передачи необходимо завершить до даты увольнения материально ответственного лица или перевода его на другую должность, с тем чтобы в случае выявления недостачи урегулировать разногласия на месте (запросить письменные объяснения; в случае отказа или уклонения работника от дачи объяснений - составить соответствующий акт и т. п.).
В случае выявления недостачи (или порчи имущества) размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом износа этого имущества) (ст. 246 ТК РФ).
Пример В ходе инвентаризации была выявлена недостача 2 новых телефонных аппаратов. Закупочная цена каждого из них составляла 5000 руб. А рыночная цена на момент причинения ущерба - 6300 руб. Кладовщик по данному факту в письменных объяснениях признал, что утрата произошла по его вине (два месяца назад он забыл закрыть складское помещение, в котором хранились телефонные аппараты). И добровольно согласился возместить причиненный ущерб, который составил 12600 руб.
При этом обращаем ваше внимание, что при взыскании ущерба в размере рыночной стоимости важно, чтобы у вас было документальное подтверждение этой суммы (на случай трудового спора). Для этого составьте бухгалтерскую справку. Например, на основе прайс-листов торговых организаций. Либо запросите заключение по аналогичному виду имущества у независимого оценщика.
Как известно, если будет обнаружен материальный вред, работодатель вправе взыскать его с виновного работника. Однако если причинитель вреда не признает себя виновным и отказывается возмещать его в добровольном порядке7, работодатель вправе потребовать возврата прямого действительного ущерба через суд8. При этом важно, чтобы ущерб, на который обращается взыскание, был подтвержден материалами инвентаризации. К исковому заявлению следует приложить трудовой договор; приказ о приеме на работу; должностную инструкцию (при наличии); договор о полной материальной ответственности. Кроме того, в суд необходимо представить документы, свидетельствующий о том, что в организации были созданы надлежащие условия для хранения указанных материальных ценностей, и письменные объяснения работника. Если работник отказался от дачи письменных объяснений по факту недостачи - подтвердите это соответствующим актом. Но самое главное - необходимо располагать доказательствами вины работника в причинении ущерба. В противном случае суд может отказать в возмещении вреда. Либо (в зависимости от степени и формы вины) снизить размер ущерба, подлежащего взысканию.
1Пункт 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3 «О бухгалтерском учете». 2Утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания) 3Утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 4Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. 5Утвержденным постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 6Пункт 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. №2 119н (далее приказ Минфина № 119н). 7При условии, что сумма ущерба превышает среднемесячный заработок работника. 8Статьи 248, 392 ТК РФ
Добрый день, есть необходимость принять склад, но всё пересчитать абсолютно нереально.
Могу я в инвентаризационной описи написать что-то типа «при смене материально-ответственных лиц ТМЦ приняты без ревизии и пересчёта и поэтому я не могу нести ответственность за возможные недостатки». Руководство не против такой формулировки, но будет ли это иметь юридический вес.
Здравствуйте!
Я являюсь МОЛ, в 2012 году был капитальный ремонт здания. Часть старого имущества раздали, остальное под замком в холодном складе на улице. После ремонта закупили новое имущество (мебель, орг технику и тп.) В здание развесили театральные костюмы в шкафах учебных кабинетов. Доступ в кабинеты возможен почти всем, т.е. на вахте имеются ключи от всех кабинетов (кроме директора и бухгалтерии)- требование по пожарной безопасности. После инвентаризации появилась недостача костюмов и имущества (удлинители, тройники, посуда). преподаватели за костюмы в своих кабинетах нигде не расписывались, а за имущество ответственные кабинетов расписались у меня в журнале. Имеет ли право руководитель взыскать с меня денежные средства или наложить взыскание.Заранее благодарен за ответ.
Добрый день!
Я являюсь МОЛ, почти месяц нахожусь на больничном. МЦ заведует пока другой человек. Скоро мне надо будет уходить в отпуск по беременности и родам, а инвентаризация не была проведена.
Могут ли меня вызвать из больничного или из декретного отпуска для проведения инвентаризации? И если будут выявлены недостачи, то кто будет выплачивать ущерб?
Добрый день!
Я — материально ответственное лицо, в апреле месяце меня положили на сохранение, соответственно, я пошла на больничный, и до октября я была на больничном. Потом я написала на отпуск заявление с последующим уходом в декретный отпуск, сейчас я в декретном, вместо меня уже 7 месяцев работает человек. Сегодня была проведена инвентаризация, и была обнаружена недостача. Сказали, что вычтут с меня!
Как правильно поступить?
Здравствуйте.
Работала в магазине. Трудового договора составлено не было, но мною был подписан договор материальной ответственности. При этом инвентаризация с предыдущем работникам не проводилась, и акт о принятии имущества я не подписывала. Т.е. описи товара не было как таковой.
При моем увольнении с меня требуют инвентаризацию и не выплачивают з/п. Законно ли это?
Является нарушением если материально-ответственное лицо, получив от поставщика материальные ценности, не предъявляя их кладовщику, оформляет в материальной бухгалтерии приходный и расходный документ и отдает материальные ценности в производство? Кладовщик только подписывает документы на приход и расход материальных ценностей не видя их. Возможны махинации?
Здравствуйте!
Я работаю в ООО НПО Мостовик, и в процессе сворачивания Олимпийской стройки (ноябрь — декабрь 2013 года) всё оборудование, числящееся на мне (я МОЛ), перевезли в г.Москва на существующий объект (Москва — сити), и в связи с тем, что планировался перевод моего участка туда же — перемещение на другого МОЛа не проводили. Как меня заверили, всё находится на закрытой территории под охраной, но в связи с банкротством организации я в г.Москва так и не попал. В настоящее время я увольняюсь, но передать подотчёт некому, т.к. увольняются многие… Мне сказали, что трудовую отдадут, но в течение года жди повестку в суд. Как мне быть???
Здравствуйте!
После объединения с предприятием наша фирма стала подразделением этого предприятия. Вправе ли администрация требовать от меня заключение нового договора (называя это формальностью) на материальную ответственность без проведения инвентаризации тех материальных ценностей, за которые я нёс ответственность до объединения, и после подписания добавить материальные ценности, принадлежавшие нашей фирме до объединения, но за которые ответственность несли другие лица.
Здравствуйте.
Я устроилась в магазин обуви продавцом кассиром, месяц еще не проработала. Инвентаризация до меня не проводилась ни разу.
Обязана ли я выплачивать недостачу? Инвентаризацию проведут на днях
Здравствуйте!
Через три недели после увольнения мне позвонили с работы и сказали, что в компьютерах не хватает комплектующих, и заменены новые на старые модели! До увольнения не производилась сдача-приемка этой вычислительной техники, я нигде не расписывался.
Думаю, я никому ничего не должен? Ответьте пожалуйста!!!
Здравствуйте,
подскажите, пожалуйста, при увольнении бухгалтерия предъявила мне, что у меня не хватает денежных средств, увольнять отказывались, но мне срочно нужно было уйти по состоянию здоровья, так как без трудовой книжки я уходить не хотела, они заставили меня написать расписку о том, что я должна буду вносить ежемесячными платежами эту сумму. По состоянию здоровья я нигде не работала и не вносила эти платежи, теперь мне звонит директор и угрожает, что заведет уголовное дело. Но при этом сказал, что сумма, которую я должна отдать, немного уменьшилась, в бухгалтерии нашли часть этой суммы. В общем, там полный бардак с кассой, и теперь я не знаю как быть.
Я мать-одиночка, подскажите, пожалуйста, может ли он завести уголовное дело???
Добрый день!
Я работал в магазине по продаже определенных запчастей, проработав 3 месяца меня без какой-либо инвентаризации в срочном порядке перевели в другой магазин, а на мое место поставили другого менеджера! Спустя месяц заменивший меня менеджер провел инвентаризацию на складе без моего участия, и выявилась определенная недостача, которую теперь хотят списать с меня!
Хотелось бы получить консультацию по данному вопросу и желательно выписки из определенных юридических документов, доказывающих неправомерность действий моего начальника!
Добрый день!
Прошу проконсультировать по следующему вопросу. Изначально в аптеке по пятидневке работает один сотрудник. Руководством принято решение о привлечении для работы в выходные сотрудников других подразделений.
В данном случае какая материальная ответственность у работников — коллективная? И если да, то нужно ли прописывать условие о распределении ответственности пропорционально отработанному времени, будет ли это условие работать на практике?
Спасибо.
Могут ли с меня взыскать недостачу, если у меня подписан мат.договор?
Вся ситуация заключается в том, что я сдала напарнице, например, на той недели отчет по инвентаризации, она приняла, хотя не доставало 6330,29 рублей, и мне выплатили зп. 4500 руб., не сказав при этом ни слова, что не хватает! Но проблема в том, что я хотела перекрыть эту недостачу и дописала в инвенторизации товар на сумму 3000 рублей, чтобы в итоге их возместить!
Что мне делать, и как быть? Подскажите, является ли это мошенничеством?
Добрый день!
Подскажите, на должность материально ответственного лица хотят назначать сотрудника, который постоянно находиться в разъезде (командировки, походы и т.д).
Есть ли какой-нибудь законопроектный документ, который поможет сотрудника сделать невыездным?
Здравствуйте.
Опишу свою ситуацию. Работаю на фирме три года. Оформлялся на работу на должность кладовщика по трудовой книжке. Договора о материальной ответственности нет. При переезде склада выявилась недостача в 200 тыс.руб. (объяснил этим то, что не отписал товар в накладной при погрузке фуры — забыл). На меня повесили недостачу в размере 80000 руб. Хотя на другом складе (на который осуществлялась перевозка моего товара) выявились излишки в размере 130 тыс.руб. Оформили приказ без подписей и печатей. Я плачу. Через некоторое время (февраль 2014) опять был переезд склада. В течение 2-х месяцев работал один (без грузчика). Выявилась опять недостача в размере 27 000 руб.
В январе 2014 я был переоформлен на другое ИП (подписал трудовой договор и договор о мат.ответственности).
Приказ опять без подписей и печатей. Что и как мне делать?
И еще вопрос: отвечаю ли я за товар на складе, который приходит на другую фирму (ООО или ИП)?
Никаких актов приемки-передачи склада не было, просто распечатка с офиса с количеством товара. Накладные на перемещение практически приходят без сумм. Какая сумма товара в рублях у меня на складе — я понятия не имею.
У меня полная мат.ответ-ть, проработала полгода, хочу идти в отпуск, а после отпуска идти на 4 мес. в учебн. отпуск. В офисе одна — нач-к в др. городе и не приедет. Нач-к говорит, ищите 2 сотрудников, тогда подпишу вам отпуск, но это не так легко, и не факт, что он найдется.
Как правильно поступить с мат. ответ-тью, закрыть офис. и уйти в отпуск?
Меня вынудили уволиться по собственному желанию 24.02.14, я подала в суд, теперь МО направляет в мое бывшее учреждение ревизию по 2012-2013г., имеет ли право МО проводить ревизию в отсутствии ответственного лица, тем более его увольнения. Акт приема-сдачи подписан, нарушений там нет.
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста,я устроилась на работу кладовщиком, проработала 5 месяцев. Мне склад никто не сдавал, инвентаризации не было. Договор о материальной ответственности я подписала.
Если будет инвентаризация, и будут расхождения, я буду нести ответственность за излишки или недостачу?
Спасибо.
Я работаю в ресторане. При оформлении я подписала договор о полной материальной ответственности и приступила к новой должности. Ситуация довольно сложная, мой прямой руководитель на точке (иностранец) в фирму не оформлен, должность управляющего рестораном вакантна с момента моего вступления в новую должность, я — единственное материально ответственное лицо на нынешний момент за материальную ценность ресторана (деньги).
Так вышло, что отношения моего руководителя и Генерального директора №1 не сложились. На точке сложная ситуация с денежными средствами, мне запретили выдавать денежные средства из кассы ресторана на нужды ресторана (а их, к сожалению, огромное множество). Далее конфликт иностранца и Генерального директора №1 достиг апогея, и Генеральный директор №1 оставил должность в пользу учредителя (Генеральный директор №2).
После вступления в должность нового руководителя (по документам) мой прямой руководитель на точке разрешил выдачу денежных средств на выплату зарплаты сотрудникам и текущие расходы из кассы ресторана. На расходном кассовом ордере помимо строки для подписи кассира (меня) и получающего д/с человека есть строка для подписи руководителя организации (ранее, в период Генерального директора №1 там ставилась подпись иностранца, прямого руководителя), сейчас от меня требуют подпись Генерального директора №2 (который бывает в нашем ресторане довольно редко, о чем я предупреждала руководство и бухгалтерию, его подпись практически не возможно получить).
2 недели назад мною было написано заявление на увольнение, в течение этих двух недель мною были сданы 3 потока документов без подписи руководителя, ввиду его отсутствия. Сегодня приезжала комиссия, и я передала денежные средства доверенному лицу (тоже заместитель управляющего) , подписала приказ об увольнении и поехала в офис, чтобы отчитаться за свой отчетный период. Там меня ждал «сюрприз»: учредитель организации, на чьей территории находится наш ресторан, является тем самым Генеральным директором №1, и у него свои «счеты» с моим прямым руководителем. Мне отказали в принятии двух последних потоков документов за отчетный период последних 20 дней, в связи с отсутствием подписи Генерального директора №2, заставляли написать расписку с объяснением причины отсутствия подписи и о том, что я обязуюсь отчитаться за период либо возместить сумму ущерба (порядка 1,5-2 млн. рублей). Я писать расписку отказалась и так как моему уходу ничего не препятствовало вышла из здания офиса.
Генеральный директор №2 находился не в Москве и обещал встретится и подписать документы в течение следующих трех дней.
Как быть, если он откажется это делать? Каковы мои шансы доказать свою невиновность в суде, если до этого дойдет? Свидетели выдачи денежных средств есть, хотя бы те люди, которым я выдавала заработную плату и оплачивала поставки продуктов, услуг, но сотрудники в большинстве не оформлены по трудовой.
Здравствуйте.
Я материально ответственное лицо, по нашим внутренним законам фирмы инвентаризация проводится раз в пол года, если я напишу заявление, отработаю 2 недели, сколько меня тут могут держать?? В том случае если за две недели не найдется мне замена?
Здравствуйте, имеют ли право удерживать недостачу с отпусных?
Здравствуйте,
я работаю в кафе барменом, и я стала материально ответственным лицом, но я не оформлена официально, и помимо этого в то время, когда я подписывала документ о материальной ответственности, никакой ревизии не проводилось, сейчас я ухожу, и меня не отпускают и утверждают, что у нас якобы недостача, хотя ревизия проводилась в мое отсутствие.
Имеют ли право они меня удерживать и не выдавать зарплату?
Здравствуйте,
меня приняли на работу на должность начальник участка, предыдущего уволили, при этом инвентаризацию не проводили. Спустя 2 месяца я тоже написал заявление об увольнении, да к тому же и испытательный срок не закончился, руководство назначило инвентаризационную комиссию.
Вопрос: буду ли я отвечать за тот материал, который числился на предыдущем начальнике участка, и правомерно ли вменение его мне, если я его не принимал ни по накладным, ни по акту приема передачи?
Я продавец в продовольственном магазине — материально ответственное лицо. У нас прошла ревизия, и за 15 месяцев выявилась недостача 450 тысяч, которую делят на 7 человек. Начальство требует оплатить эту недостачу, высчитывая её из нашей зарплаты.
Как мне быть, если я хочу уволиться? Может ли начальство уволить меня по статье и подать на меня в суд? Зарплата у нас черная.
Здравствуйте!
Пришла на работу после выходных и обнаружила кражу ноутбука. Руководство заставляет меня выплачивать полную стоимость, хотя у меня не подписан договор о материальной ответственности.
Подскажите как быть?
Вопрос — является ли обязательным при инвентаризации оформление форм № ИНВ-хх в настоящее время?
«Консультант+» выдает такой комментарий к Постановлению №88 от 18 августа 1998 г:
«С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012). «
Здравствуйте!
Подскажите пожалуйста в общих чертах, как распределяется и оформляется материальная ответственность между МОЛ (например, начальник склада) и охраной, которая охранят территорию предприятия, в т.ч. и этот склад?
Нужно ли в договоре о полной индивидуальной материальной ответственности с кладовщиком специально оговаривать переход ответственности к охране в ночное время? Надо ли оформлять какие-то бумаги при уходе кладовщика с объекта? Подозреваю, что нет, иначе это огромная бюрократия.
Или достаточно в договоре с охраной указать, что в отсутствие МОЛ вся ответственность переходит к ним, и охрана обязана проверять правомочность выноса ТМЦ с территории? Должен ли представитель охраны присутствовать при инвентаризации?
Добрый день!
У нас на работе сложилась такая ситуация:
Приобретен нематериальный актив: товарный знак. Все документы по нематериальному активу хранятся у начальника юридического отдела. Учитывая, что в Перечне должностей и работ, выполняемых работниками, с которыми может работодатель заключать письменные договоры о полной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества №85 от 31.12.2002 отсутствует должность юрисконсульта, заключение договора неправомерно.
Как можно в данной ситуации выйти из положения: создать Приказ об ответственности за сохранность всей документации нематериального актива на юрисконсульта? насколько это будет правомерно? На кого возможно возложить обязанность за сохранность нематериального актива?
Ведь при проведении инвентаризации должны указать ответственного за сохранность, значит должен быть Приказ или договор, правильно?
Очень жду Вашего комментария, заранее Спасибо.
Добрый день!
Я являюсь материально ответственным лицом на крупном предприятии. Меня вынудили написать заявление по собственному желанию. 30.12.13 был приказ о передачи мат. ценностей до 12.00 31.12.13. И 31.12.13 я был уволен. Объем передачи мат. ценностей за такое короткое время не представляет возможностей. 09.01.14 мне произвели расчет и выдали трудовую книжку. До 16.01.14 я каждый день хожу на бывшую работу и провожу инвентаризацию. Свести все документы возможно только к концу месяца.
Вправе ли администрация задерживать меня без оплаты для передачи мат. ценностей? Могу ли я все бросить и уйти, т.к. у меня на руках трудовая книжка, и означает ли это, что претензий администрации ко мне нет.
Очень прошу ответить!