Компания оказывает работнику материальную помощь при рождении ребенка — нюансы трудового законодательства

Сотрудница подала в бухгалтерию заявление о выплате ей материальной помощи в связи с рождением ребенка. К заявлению она приложила копию свидетельства о рождении. Однако бухгалтер посчитал, что этих документов недостаточно и попросил принести справку по форме № 2-НДФЛ, выданную на имя работающего супруга сотрудницы. Бухгалтер уверил, что справка нужна для определения налоговой базы по НДФЛ. Выясним, нужно ли платить НДФЛ с материальной помощи, и какие документы запросить у работника для правильного расчета налога.

Сумма материальной помощи, которую компания выделяет своим работникам при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка, не облагается НДФЛ при соблюдении определенных условий, а именно:

• в пределах 50 тыс. руб. на каждого ребенка;
• когда она выплачивается в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения).

Так установлено в абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ. Казалось бы, незамысловатая норма. Однако с ее применением у бухгалтеров зачастую возникают сложности. Недавно этих сложностей, к сожалению, стало больше.

Если отец и мать ребенка работают в одной компании, то единовременная материальная помощь при рождении ребенка не облагается НДФЛ в пределах 50 тыс. руб. Но не на каждого родителя, а на всю семью. Такое разъяснение дает Минфин России в письме от 21.02.2011 № 03-04-06/9-36.

После появления этого разъяснения бухгалтерам пришлось отслеживать, чтобы не облагаемая налогом сумма не превысила 50 тыс. руб. А вопрос о том, как проверить, получал ли супруг работника материальную помощь по месту своей работы и в какой сумме, так и остался нерешенным.

Недавно финансисты вновь «пришли на помощь». Они разъяснили, что компания вправе потребовать от своего работника справку о доходах по форме № 2-НДФЛ на второго родителя (письмо Минфина России от 25.01.2012 № 03-04-05/8-67). Логика чиновников, в принципе, ясна. Получив справку, бухгалтер выяснит, получал ли супруг работника материальную помощь. Как следствие, правильно определит налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Предположим, что в ООО «Стар» при рождении ребенка сотруднику полагается единовременная материальная помощь в сумме 40 тыс. руб. После рождения ребенка сотрудница Бехтерева Н.Н. обратилась в бухгалтерию с заявлением о выплате ей материальной помощи. По требованию бухгалтера она принесла справку по форме № 2-НДФЛ, выданную на имя ее супруга Бехтерева Г.Г.

В справке было указано, что супруг Бехтеревой Н.Н. уже получил материальную помощь при рождении ребенка по месту свой работы в сумме 30 тыс. руб. Поэтому бухгалтер пришел к выводу, что из суммы, выплачиваемой Бехтеревой, не облагать НДФЛ можно только 20 тыс. руб. (50 000 руб. - 30 000 руб.).

Нигде в законодательстве РФ не установлено, что работодатель должен требовать от своих работников справку по форме № 2-НДФЛ, составленную в отношении другого физического лица. Также в законодательстве не закреплено, что родители ребенка должны предоставлять друг за друга справки по форме № 2-НДФЛ.

Более того, не исключены случаи, когда кто-то из родителей ребенка попросту не сможет принести справку на второго родителя по объективным обстоятельствам (например, когда родители ребенка не общаются, находятся в разводе, один из родителей не работает в принципе).

В общем, имеет смысл закрепить в локальном документе компании условие о том, что для получения материальной помощи работники должны представить справку по форме № 2-НДФЛ, составленную в отношении второго родителя ребенка. И ознакомить с локальным документом работников. В этом случае требование о предоставлении справки будет обоснованным.

Кстати эта справка может пригодиться и при общении с контролерами из внебюджетных фондов (ПФР и ФСС РФ). Дело в том, что материальная помощь при рождении ребенка не облагается страховыми взносами в пределах 50 тыс. руб. на каждого ребенка (подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>). Поэтому не исключено, что проверяющие фондов этой справкой тоже заинтересуются.

Чиновники Минфина России разрешили компаниям требовать с работника справку по форме № 2-НДФЛ на второго родителя родившегося ребенка (письмо от 25.01.2012 № 03-04-05/8-67). Работник, безусловно, вправе отказать в предоставлении такой справки, ведь законодательство РФ не обязывает его это делать. В таком случае возрастают риски, связанные с начислением НДФЛ.
При этом замечу, что компания как налоговый агент должна выполнить свои обязательства перед бюджетом, а не уповать на то, что работник сам потом задекларирует доход и уплатит причитающуюся сумму в бюджет. Поэтому безопаснее удержать НДФЛ в полном объеме, а родитель задекларирует свои доходы и возместит налог из бюджета.

Добавлю, что требовать документы на второго родителя – это нормальная практика. Например, при выплате единовременного пособия при рождении ребенка за счет ФСС, сам Фонд обязывает работодателя требовать с работника справку из управления социальной защиты населения о том, что второй родитель там не получал пособие. А в случае, если второй родитель работает, то аналогичную справку он должен принести с места работы.