Учет недостачи денежных средств

Для организации доставки выручки в банк компании заключают договоры с инкассаторскими службами учреждений банков или специализированными инкассаторскими компаниями. Как быть, если выявлена недостача в сумке с наличными деньгами, принимаемой от инкассаторов?

Как правило, крупные торговые компании, принимающие от покупателей наличные денежные средства, самостоятельно не отвозят их в банк, так как это не только неудобно, но и небезопасно.

Для организации доставки выручки в банк компании заключают договоры с инкассаторскими службами учреждений банков или специализированными инкассаторскими службами, имеющими лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Право организаций на заключение подобных договоров установлено в п. 2.2. Положения Центрального Банка Российской Федерации «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 5 января 1998г. № 14-П (далее – Положение об организации наличного денежного обращения).

Порядок ведения кассовых операций, а так же правила хранения, перевозки и инкассации наличных денежных средств отражены в Положении Центрального Банка Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» от 24 апреля 2008г. № 318-П (далее – Положение о порядке ведения кассовых операций).

Согласно п. 1.7 Положения о порядке ведения кассовых операций с должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Оказание банком услуг по инкассации денежной наличности осуществляется на основании договора, заключенного между банком и организацией. Это требование содержится в п. 1.12 Положения о порядке ведения кассовых операций.

При заключении договора об инкассации денежной наличности организация представляет в банк образцы пломб, которыми будут опломбировываться сумки, или описание вида упаковки. Предоставленные образцы пломб или описание вида упаковки заверяются руководителем банка или его заместителем на основании п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций. Только после проведения этой процедуры организация может пользоваться услугами инкассаторов.

Согласно п. 4.2 о порядке ведения кассовых операций сумки с наличными деньгами, подлежащие сдаче в банк, формируются и опломбировываются кассовым работником организации таким образом, чтобы их вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы. На сумку с наличными деньгами, подлежащую сдаче в кредитную организацию, в организации составляется препроводительная ведомость к сумке 0402300 (Приложение 8 к Положению о порядке ведения кассовых операций).

В случае сдачи сумки с наличными деньгами инкассаторскими работниками ведомость к сумке 0402300 вкладывается организацией в сумку с наличными деньгами, квитанция к сумке 0402300 остается в организации, накладная к сумке 0402300, явочная карточка 0402303 (Приложение 12 к Положению о порядке ведения кассовых операций) представляются в банк вместе с сумкой с наличными деньгами (абз. 3 п. 4.2 Положения N 318-П). Кроме того, в сумку вкладывается реестр проведенных операций (абз. 4 п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Так как организация сдает наличные денежные суммы в пломбированной сумке, то пересчет денежных средств производится непосредственно в банке перед зачислением их на расчетный счет организации.

В бухгалтерском учете операция по передачи денежных средств инкассаторам и дальнейшее их зачисление на расчетный счет организации оформляется следующими записями:

В п. 1.12 Положения о порядке ведения кассовых операций указано, что при выявлении излишков, недостач наличных денег, сомнительных, неплатежеспособных и имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России при пересчете в банке, а также несоответствия фактического наличия наличных денег данным кассовых документов банк устанавливает причины возникновения указанных расхождений и принимает меры по их урегулированию. Так, согласно п. 4.6 Положение о порядке ведения кассовых операций, при выявлении недостачи в сумке с наличными деньгами, принимаемой от инкассаторских работников, составляется акт пересчета наличных денег в трех экземплярах. Такой акт составляется в произвольной форме или по форме, утвержденной банком. Первый экземпляр акта пересчета передается заведующему кассой, второй экземпляр акта пересчета направляется организации, третий экземпляр акта пересчета передается инкассаторским работникам.

Получив акт пересчета, руководитель организации назначает внеплановую ревизию кассы, для того, чтобы определить, чем вызвана недостача при инкассировании денежных средств.

Если по результатам инвентаризации обнаружится, что на сумму недостачи в инкассаторской сумке имеется излишек в кассе, то выявленные излишки приходуются по дебету счета 50 «Касса». Дело в том, что, согласно п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с материально-ответственного лица (с кассира). Согласно ст. 238 Трудового кодекса РФ, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного имущества работодателя.

Однако в данном случае сумма выявленной банком недостачи равна сумме излишка, выявленного при инвентаризации денежных средств в кассе организации, подтвержденного результатами проведенной инвентаризации.

Если же в результате инвентаризации обнаружено, что остаток денежной наличности совпадает с данными бухгалтерского учета, то недостача, обнаруженная при пересчете инкассированных денежных средств в банке, взыскивается с материально-ответственного лица организации (с кассира):

Сумму недостачи материально-ответственное лицо может внести в кассу организации:

Так же сумма недостачи может быть удержана из заработной платы материально-ответственного лица. Согласно ст. 138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

В то же время работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Причем такой отказ допустим независимо от того, несет ли работник ограниченную материальную ответственность либо материальную ответственность в полном размере, а также независимо от формы собственности организации (п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»). В таком случае выявленная недостача списывается с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом сумма выявленной недостачи не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации пп. 5 п. 2 ст. 265, п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ).