Арабские Эмираты уже на протяжении довольно длительного времени являются одним из наиболее привлекательных государств для релокации и ведения бизнеса. У многих людей возникают трудности с правильным оформлением документов. Ведь документы, оформленные в Российской Федерации или другой стране, не имеют юридической силы за границей без надлежащего удостоверения. Поэтому для их использования в иностранных государствах необходимо пройти процедуру легализации, после чего их можно будет использовать в данной стране.
Необходимо заранее изучить требования конкретной страны, так как процедура легализации разнится (в зависимости от государства, целей предоставления документов (регистрация компании, переезд), и других факторов). Она выглядит немного сложнее, чем апостилирование, и, соответственно, занимает больше времени. Как и в дургих странах, где консульская легализация является обязательной, в Арабских Эмиратах есть определенные особенности, которые будут описаны ниже.
Что такое легализация и зачем она нужна?
Легализация – это подтверждение соответствия документа законодательству той страны, где он выдан. Она оформляется удостоверением подлинности подписи должностного лица, которое подписало документ, а также печатью уполномоченного государственного органа.
Поставьте себя на место, к примеру, сотрудника отдела кадров из марокканского города Касабланки, которому нужно принять заявление о приеме на работу человека, родившегося в Норильске, при этом диплом выдан в Дублине, а документы, подтверждающие стажировку, – в Париже и Лондоне. Как в таком случае проверить подлинность необходимых документов (паспорта, диплома об образовании, сертификатов и так далее)? Разве можно запомнить, как выглядят подлинные документы всех 195 государств?
Госслужащие разных стран просто не могут знать, как выглядят подлинные документы других стран мира, поэтому для всеобщего удобства и была введена легализация. Раньше она была обязательна во всех странах. Однако, несмотря на то, что это достаточно надежная процедура для проверки подлинности документов, она имеет несколько существенных недостатков:
- довольно длительный и сложный процесс, занимающий много времени;
- как следствие из предыдущего пункта – дорогостоящая;
- для каждого нового государства нужно проходить процедуру заново;
- некоторые этапы могут различаться в зависимости от конкретной страны.
В связи с этим большинство стран решили упростить процедуру заверения, подписав 5 октября 1961 года «Гаагскую конвенцию», отменяющую требование легализации иностранных официальных документов.
В результате в присоединившихся к ней странах для придания юридической силы документам, выданным за рубежом, необходимо пройти процедуру так называемой упрощенной легализации – апостилирование, когда на копию документа в стране, выдавшей его, проставляется специальный штамп – апостиль. Он подтверждает соответствие копии оригиналу и дает возможность использовать его в любой стране, подписавшей конвенцию.
Это значительно упрощает задачу условному сотруднику из Касабланки, упомянутому ранее. Даже если у него возникнут сомнения в подлинности какого-либо документа, ему не придется запрашливать данные из МВД Норильска или канцелярии дублинского университета. Достаточно будет проверить подлинность апостиля через орган, специально уполномоченный заверять документы в рамках Гаагской конвенции.
В чем отличие легализации от апостиля?
По сути, легализация и апостилирование документа – схожие процедуры, так как результатом является подтверждение достоверности и подлинности документа, выданного в другой стране. Но различия все же есть:
Есть ли разновидности легализации?
В теории легализация делится на дипломатическую и консульскую. Дипломатическая возможна в случае, если между страной, выдавшей документы, и страной, в которой они будут использованы, установлены прямые дипломатические отношения, иначе – осуществляется консульская легализация (через посольства (консульства) государств в третьих странах). Однако на практике, когда речь идет о необходимости легализации, имеется в виду именно консульская.
Из каких этапов состоит легализация в ОАЭ?
Этапы заверения документов немного различаются в зависимости от страны, выпустившей его, и страны, в которой он будет использоваться. Для документов, выданных на территории ОАЭ, процесс выглядит следующим образом:
1. Оригинал документа должен быть заверен управляющим государственным органом (исключением являются цифровые документы, выданные государственным органом, или документы, заверенные в электронном виде).
2. Подать заявку на легализацию в ОАЭ через онлайн-каналы Министерства иностранных дел.
3. Предоставить исходный документ. Если документ является цифровым или заверен электронным способом, приложить его копию.
4. Затем документ можно заверить в одном из посольств или представительств ОАЭ за границей, подав заявку на заверение через онлайн-каналы МИД ОАЭ.
Особенности заверения документов, выданных в иностранных государствах для использования в ОАЭ
В данном случае процедура выглядит примерно так же, как описано выше, однако есть определенные нюансы, на которые стоит обратить внимание. Для удобства упоминания государственных органов, приведем пояснения в отношении Российской Федерации.
Нотариальное заверение копии документа
Для этого необходимо заверить копию документа и правильность его перевода у нотариуса в стране, где документ выдан.
Исключением являются случаи, когда необходима легализация коммерческих документов и нотариально заверенных доверенностей. Также если необходимо представить документ об образовании образца, установленного для использования за границей, в Министерстве иностранных дел нужно легализовать его оригинал.
В отношении документов юридических лиц существует требование о предоставлении на легализацию нотариально заверенных копий тех документов, которые должным образом зарегистрированы в соответствующем государственном органе и содержат необходимые отметки и печати о регистрации.
Перевод документа на английский или арабский язык и нотариальное заверение подлинности подписи переводчика
При этом перевод должен быть подшит к заверенной нотариусом копии документа.
Для нотариального заверения переводчику, который сделал перевод, нужно лично предоставить нотариусу оригинал документа и текст его перевода, свой паспорт и документ о наличии соответствующего образования. После чего потребуется проставить дату и подписать перевод, указав, что перевод выполнен им лично и правильно. Также на переведенном документе указываются контактные данные переводчика (ФИО, название компании, адрес, номер телефона, адрес электронной почты).
Даже в случае, если вы сами владеете достаточными знаниями для перевода, но не имеете подтверждающего этот факт документа, или если переводчик не может лично присутствовать у нотариуса для заверения – нотариус не заверит такой перевод.
С точки зрения практики лучше делать перевод документа на английский язык, потому что арабский язык документа не является строго обязательным, так же будет легче проверить правильность перевода и стоимость будет намного ниже, чем если переводить на арабский.
В силу того, что арабский язык не такой популярный, могут возникнуть сложности с поиском хорошего переводчика. Но даже если вы его найдете, в переведенном документе могут быть ошибки и неточности, которые вы увидеть не сможете. Были случаи, когда надлежащим образом оформленные и переведенные на арабский язык документы вызывали удивление у сотрудников посольства при непосредственной легализации.
Заверение копии документа и его перевода в соответствующем государственном органе
Это необходимо для заверения подлинности печати и подписи нотариуса. В результате выдается квитанция, где указано количество документов, страна назначения и срок готовности. В российском Минюсте этот срок, как правило, составляет около 5 рабочих дней, при этом госпошлина не взимается.
В качестве альтернативы можно сдать документы в МФЦ «Мои документы». В этом случае срок подготовки документов составит уже 10 рабочих дней, однако будет проще подать и забрать документы, так как не нужно предварительно записываться, и время работы таких центров продолжительнее.
В ходе заверения на данном этапе Минюст подтверждает, что нотариус правомочен заверять документы, а также проверяет подлинность подписи и оттиска печати нотариуса и штампует документы.
Для проверки подлинности подписи нотариуса в базе Минюста должны быть образцы его подписи и печати, в связи с этим не подойдет заверение временно исполняющим обязанности нотариуса, так как образцов его подписи может не быть.
Заверение документов в одном из посольств или консульств ОАЭ МИД
МИД РФ удостоверяет подлинность печати Минюста и подписи должностного лица. Также на этом этапе необходимо уплатить госпошлину.
Заверение в консульском департаменте МИД России для подтверждения подлинности печати Минюста и подписи должностного лица
Также на этом этапе необходимо уплатить госпошлину.
Заверение документа одним из посольств или консульств ОАЭ в стране, выдавшей его
Документ (а точнее, печать посольства или консульства страны выдачи) должен быть заверен одним из посольств или консульств ОАЭ в стране, выдавшей его (путем подачи заявки через онлайн-каналы Министерства иностранных дел).
Заверение документов в ОА
Документы должны быть заверены в ОАЭ (перед этим необходимо подать заявку на легализацию в ОАЭ через онлайн-каналы МИД и приложить оригинал заверенного документа).
Какие документы обычно необходимо легализовывать?
Наиболее популярными документами для легализации являются:
- Документы о праве собственности (свидетельство о праве собственности);
- Нотариально заверенные документы (копии, доверенности, завещания);
- Учредительные документы (устав, различные сертификаты);
- Документы гражданского состояния (свидетельство о браке, смене фамилии, рождении и т.д.);
- Документы об образовании (диплом, аттестат, сертификаты).
При этом такие документы, как паспорта (и аналогичные документы, подтверждающие личность), документы, оформляющие таможенные и коммерческие операции (таможенные декларации, выписки по счетам, соглашения о поставке товаров и прочие) легализовывать не нужно, т.к. в соответствии с нормами международного права не нужно легализовывать документы, на которых есть фотографии (паспорт, права на управление транспортным средством), коммерческие и таможенные документы (по общему правилу), а также документы, не подлежащие вывозу за рубеж (военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д.).
Требования к документам перед процедурой легализации
- Документ должен быть составлен на английском или арабском языке, либо должен быть сделан нотариально заверенный перевод;
- Документ должен быть заверен уполномоченным на то государственным органом до подачи заявки на легализацию;
- Документ должен быть без ламинирования, заметных повреждений, изменений, исправлений, смазанных участков. Все подписи и печати должны быть четкими и читаемыми. Если документ состоит из нескольких листов – они должны быть пронумерованы и сшиты.
Сроки заверения документов в ОАЭ
Процедура легализации как в, так и для ОАЭ занимает около месяца. Сроки каждого этапа зависят от загруженности всех инстанций, куда необходимо обращаться.
Можно примерно выделить следующие рамки:
- Нотариальная копия: 1 рабочий день.
- Нотариально заверенный перевод: 1-2 рабочих дня.
- Заверение в Министерстве юстиции РФ: 10 рабочих дней.
- Заверение в Министерстве иностранных дел РФ: 10 рабочих дней.
- Заверение в посольстве ОАЭ: 10 рабочих дней.