Можно ли взыскать недостачу с бухгалтера-кассира?

Во многих компаниях есть работники, которые в силу занимаемой должности имеют дело с материальными ценностями. Например, кассир отвечает за денежные средства, находящиеся в кассе. Для того чтобы защититься от денежных махинаций, работодателю нужно заключить с таким работником договор о полной материальной ответственности в рамках его должности. Если этого не сделать, то в случае недостачи будет сложно доказать в суде вину сотрудника.

Сотрудницу М. приняли на работу в 000 «Н...» главным бухгалтером. В ее трудовой договор работодатель включил пункт о материальной ответственности. Кроме того, на М. возложили обязанности кассира в этой же организации, для чего был издан отдельный приказ.

13 марта 2009 года работница написала заявление о предоставлении ей нескольких дней для отдыха (19, 20 и 23 марта 2009 года) и получила согласие работодателя. Однако после отпуска М. не вышла на работу и не сдала дела. В связи с отсутствием на рабочем месте 2 апреля 2009 года с М. расторгли трудовой договор, основание - «по соглашению сторон». Трудовую книжку уволенной направили почтой.

Но еще до момента увольнения работницы, 23 марта 2009 года, в организации провели инвентаризацию наличных денежных средств и выявили крупную недостачу в кассе - 287284 рубля 25 копеек. 000 «Н...» обратилось в районный суд с иском к М. о взыскании выявленной недостачи. Однако суд в иске отказал. Последовала кассационная жалоба в областной суд. Но он посчитал решение районного суда правомерным. Почему так произошло? Давайте разбираться.

В качестве аргументов истец представил в суд первой инстанции  копии приказов о приеме М. на должность главного бухгалтера и о возложении на нее обязанностей кассира, а также заключенный с сотрудницей договор о полной материальной ответственности.

Бывший главбух 000 «Н...» в свое оправдание представила суду акт приема-передачи денежных средств по кассе, который был составлен накануне ее отпуска (18 марта 2009 года). Выходило, что передача ценностей состоялась и компания не могла иметь претензий к главбуху. Представители 000 «Н...» потребовали произвести экспертизу акта приема-передачи на подлинность. Однако суд отклонил ходатайство истца и впоследствии принял решение отказать в иске. Поэтому компания подала кассационную жалобу.

Суд рассуждал следующим образом.

1. Работодатель не возложил должным образом на ответчицу обязанности кассира. Приказа как волеизъявления работодателя о возложении таких обязанностей недостаточно. Отсутствует документ, обосновывающий готовность работника принять на себя обязанности кассира, а именно дополнительное соглашение к трудовому договору. Кроме того, истец не смог в суде обосновать, что М. была надлежащим образом ознакомлена с должностными обязанностями кассира и изучила нормативно-правовые документы, регулирующие порядок ведения кассовых операций.

В подтверждение этих аргументов суд сослался на материалы дела по иску работницы М. к 000 «Н ... » О взыскании задолженности по зарплате (дело рассматривалось 3 апреля 2009 года сразу после увольнения главбуха). В материалах М. фигурировала только как главный бухгалтер.

2. На ответчицу не была возложена материальная ответственность именно как на кассира. То есть нет доказательств того, что работница отвечала за сохранность денежных средств в кассе. Этот факт подтверждается и договором о полной материальной ответственности: в нем не упоминается должность кассира.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

к трудовому договору от 23 сентября 2006 г. № 30-ТД

(извлечение)

 
1. Работник в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по должности кассира.
 
2. Работа на должности кассира осуществляется бессрочно на условиях совмещения за дополнительную плату в размере 15 000 рублей ежемесячно.
 
3. Объем должностных обязанностей работника в качестве кассира регулируется долж­ностной инструкцией кассира.
 
4. На работника при выполнении обязанностей кассира возлагается материальная ответ­ственность за вверенные ему денежные средства, размер которых определяется по результа­там инвентаризации.

3. Нет убедительных доказательств того, что недостача образовалась по вине ответчицы. Накануне своего отпуска М. передала денежные средства по акту (один экземпляр акта приема-передачи отдают в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица ). Следовательно, к моменту инвентаризации спорная сумма была сдана на хранение в 000 «Н…». Этот факт подтверждается отчетом нового кассира от 25 марта 2009 г. (уже после обнаружения недостачи). На начало и конец дня остаток составил 287 284 рубля 25 копеек. То есть расходов в этот день не было, и спорная сумма была в кассе. А работодатель неправомерно обвинил главбуха в недостаче.

Шаг 1. Заключите с работником дополнительное соглашение о совмещении должности кассира (пропишите, какие именно обязанности будет выполнять работник, или сошлитесь на должностную инструкцию) и его материальной ответственности (ч. вторая ст. 243 ТК РФ).

ПРИКАЗ

(извлечение)

1 сентября 2010 г. N2 5

Москва

О поручении дополнительной работы в порядке совмещения должностей

 
В связи с производственной необходимостью и в соответствии с достигнутой договореннос­тью на основании статей 60², 151 ТКРФ

ПРИКАЗЫВАЮ:
  
   1. Поручить главному бухгалтеру Алексашиной с.с. выполнение в течение установлен­ной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по должности кассира за дополнительную оплату.
  
   2. Установить Алексашиной с.с. доплату за выполнение дополнительной работы в по­рядке совмещения должностей в размере 15 000 рублей.
  
   Основание; дополнительное соглашение к трудовому договору от 23 сентября 2006 г.  №30-ТД.

- Должность кассира включена в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение №1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. №85). В типовую форму договора при необходимости можно вносить изменения (однако следует указать, что в нем учтены условия, предусмотренные типовой формой договора о полной индивидуальной материальной ответственности). Например, в нем желательно указать перечень документов по порядку ведения кассовых операций, с которыми работнику необходимо ознакомиться под подпись. Это может потребоваться в суде как доказательство того, что сотрудник виновен в недостаче (намеренно нарушил порядок ведения кассовых операций). Тем не менее работодатель может и не вносить изменений в типовую форму договора о полной материальной ответственности.

 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

кассира

(извлечение)

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

   На кассира возлагаются следующие функциональные обязанности:
  
   2.1. Осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств
и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.
  
   2.2. Получать по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служа­щим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.
   
   2.3. Вести на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, регулярно све­рять фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.
…

Шаг 2. Оформите приказ о совмещении.

Шаг 3. Ознакомьте главбуха под роспись в журнале ознакомления с локальными нормативными актами: обязанностями кассира (используйте должностную инструкцию, пусть хранит ее на рабочем месте); Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации; Порядком ведения кассовых операций в организации.

Шаг 4. Заключите с главбухом договор о полной материальной ответственности, но уже как с кассиром, для чего пропишите это название должности в типовой форме договора.

Шаг 5. Оформите прием-передачу материальных ценностей. Для этого нужно письменно зафиксировать, какие денежные средства и ценности вверяются сотруднику по результатам инвентаризации.