Физлица, получающие денежные средства под отчет, обязаны представлять документы, подтверждающие их целевое использование. В противном случае указанные денежные средства признаются доходом физлица, с которого организация должна удержать НДФЛ.
В результате выездной проверки, налоговая привлекла организацию к ответственности, в частности выставила требование удержать и перечислить в бюджет ранее не удержанный НДФЛ или сообщить в установленном порядке о невозможности его удержания, а также начислила пени за несвоевременное перечисление указанного налога и штраф за невыполнение функций налогового агента. Сумма санкций и НДФЛ к доплате составила почти 5,5 миллионов рублей.
Проверяющие установили, что организация перечисляла на банковскую карту физического лица денежные средства. Также организация снимала со своего банковского счета денежные средства и выдавала их из кассы этому же физическому лицу под отчет. Общая сумма за три года составила более 26,5 миллионов рублей. Авансовыми отчетами, представленными на проверку, подтверждены произведенные расходы только на сумму 351,5 тысяч рублей. С остальной суммы невозвращенных подотчетных средств НДФЛ у физического лица не удерживался и в бюджет не перечислялся. Информация о невозможности удержания налога у физлица в налоговые органы не подавалась. Физическое лицо также не подавал в налоговые органы декларацию о доходах по форме 3-НДФЛ. Организация не смогла представить документы, подтверждающие целевое использование физлицом подотчетных средств.
Суды трех инстанций отклонили иск организации, отметив, что физлица, получающие денежные средства под отчет, обязаны представлять документы, подтверждающие их целевое использование. В противном случае, указанные денежные средства признаются доходом физлица, с которого организация должна удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет или уведомить налоговую о невозможности удержания налога. Верховный Суд отказал организации в передаче кассационной жалобы (Определение от 3 февраля 2020 года по делу 310-ЭС19-28047).