Документ, подтверждающий расходы на питание сотрудников

Как документ позволит сэкономить.

Для учета расходов на питание сотрудников не обязательно иметь коллективный договор. Достаточно документа, в общих чертах оформляющего договоренность. В ТК есть несколько статей, нормирующих порядок бесплатного питания работников.

Например, каждый работник имеет право на гарантии и компенсации, установленные в соответствии с ТК (ст. 219 ТК). Также ТК регламентирует порядок выдачи молока и иных лечебно-профилактических продуктов на работах с вредными условиями труда (ст. 222 ТК). Статья 348.10 ТК регулирует предоставление питания за счет работодателя спортсменам и тренерам, а статьи 41 и 57 ТК – остальным работникам.

Чтобы избежать проблем с учетом расходов, надо заключить с ними трудовой или коллективный договор. Впрочем, подойдут также соглашения или локальный нормативный акт. Ведь помимо трудового и коллективного договора работодатель и работник регулируют отношения с помощью иных соглашений и локальных нормативных актов (ст. 5, 8, 56 ТК).

Кроме того, есть судебные решения, согласно которым коллективный договор по своей сути является локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Хабаровского краевого суда от 28.09.2018 № 33-6071/2018).

Налог на прибыль. Расходы на питание по налогу на прибыль относятся к оплате труда (п. 4 ст. 255 НК). Обязательное условие принятия к учету таких расходов помимо документального подтверждения и экономической целесообразности – их отражение в трудовом или коллективном договоре (ст. 252 НК, письма Минфина от 08.05.2019 № 03- 04-09/33763 и УФНС по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/035625@).

Однако контролирующие органы настаивают, что данные расходы относятся к расходам на оплату труда. То есть для их учета необходимо определить размер дохода каждого работника. Если такой возможности нет, расходы нельзя учитывать в составе расходов на оплату труда. Впрочем, траты на питание реально учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49. п. 1 ст. 264 НК). Ведь пункт 4 статьи 252 НК утверждает: если затраты возможно отнести к нескольким видам расходов по налогу на прибыль, налогоплательщик вправе самостоятельно определить их вид. Кроме того, согласно пункту 25 статьи 270 НК траты на питание возможно отнести к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, только в случае, если такие расходы не указаны в трудовых или коллективных договорах. Это подтверждает арбитражная практика в пользу налогоплательщиков (постановление АС Уральского округа от 25.08.2016 № Ф09-7988/16). Недавнее постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20 закрепило положительную позицию.

ЕСХН. Сельскохозяйственные организации также вправе учесть расходы на питание сотрудников на основании подпункта 42 пункта 1 статьи 264 НК (постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.12.2019 № Ф04-6213/19).

Упрощенка. Организации на упрощенке могут учесть расходы на питание на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 346.5 НК. Перечень расходов по статье 346.5 НК закрытый. Поэтому при отражении данных расходов следует придерживаться рекомендаций писем Минфина от 08.05.2019 № 03-04-09/33763 и УФНС России по г. Москве от 13.04. 2011 № 16- 15/035625@: затраты должны быть распределены на каждого работника.

НДС. НДС к вычету по питанию можно принять при соблюдении следующих условий: есть счет-фактура; товары (работы, услуги, имущественные права) приобрели для облагаемых НДС операций и приняли на учет (ст. 171, 172 НК, постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20).

Применение вычетов допустимо и в случае приобретения непроизводственных товаров, работ или услуг. Тем не менее они должны быть хотя бы косвенно связаны с процессом производства (например, спецодежда, канцелярские товары и подобные общехозяйственные расходы). У компании нет необходимости реализовывать питание с НДС каждому сотруднику, чтобы взять НДС по расходам на такое питание к вычету.

Передача питания сотрудникам не является реализацией в трактовке пункта 1 статьи 39 НК и подпункта 1 пункта 1 cтатьи 146 НК. Это расходы организации на обеспечение условий труда работников (ст. 5, 40, 41, 131 ТК). Обязанности начислять НДС нет (постановление Двадцатого ААС от 07.02.2019 № 20АП8860/2018, АС Центрального округа от 05.06.2019 № Ф10-5077/2018).

У чиновников иной взгляд. Они уверены, что если расходы на питание распределены по сотрудникам (на чем настаивает Минфин в письме от 08.05.2019 № 03-04-09/33763, если такие расходы относить к расходам на оплату труда по ст. 255 НК), тогда с реализации питания сотруднику при возмездных или безвозмездных расчетах с ним необходимо начислить НДС и взять входящую сумму НДС по приобретению питания к вычету (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1. ст. 146 НК, письмо Минфина от 27.01.2020 № 03- 07-11/4421). Если такого распределения расходов между сотрудниками нет, нет и обязанности начислять НДС с реализации питания сотруднику, как и вычета по входящим документам на приобретение питания.

Локальный нормативный акт, подтверждающий расходы на питание, позволит уменьшить базу по налогам даже в том случае, если ссылки на эти расходы не будет в коллективном или трудовом договоре.

В каком виде составляется. Составьте документ по расходам на питание сотрудников в письменном виде. Ознакомьте всех работников под подпись с данным документом (ст. 22, 68 ТК).

Что обязательно должно быть в документе. Четко пропишите порядок предоставления питания и условия компенсации расходов по питанию. Укажите стоимостный размер оплаты питания работнику (если вы планируете компенсировать его в денежной форме) или количественный (при безвозмездном варианте). Например, пропишите порядок выдачи талонов, карт или иной способ расчетов.

Необходимо чтобы расходы по талонам относились к системе оплаты труда согласно ТК. Подчеркните, что предоставление питания – это обязанность работодателя согласно трудовым отношениям с сотрудниками.

Дополнительные меры безопасности. Стоит обосновать производственную необходимость питания работников. Например, рядом с компанией в шаговой доступности нет столовых, плохое качество продуктов в точках общепита или сложный технологический процесс на производстве.