Документ, подтверждающий расходы на питание сотрудников

Как документ позволит сэкономить.

Для учета расходов на питание сотрудников не обязательно иметь коллективный договор. Достаточно документа, в общих чертах оформляющего договоренность. В ТК есть несколько статей, нормирующих порядок бесплатного питания работников.

Например, каждый работник имеет право на гарантии и компенсации, установленные в соответствии с ТК (ст. 219 ТК). Также ТК регламентирует порядок выдачи молока и иных лечебно-профилактических продуктов на работах с вредными условиями труда (ст. 222 ТК). Статья 348.10 ТК регулирует предоставление питания за счет работодателя спортсменам и тренерам, а статьи 41 и 57 ТК – остальным работникам.

Чтобы избежать проблем с учетом расходов, надо заключить с ними трудовой или коллективный договор. Впрочем, подойдут также соглашения или локальный нормативный акт. Ведь помимо трудового и коллективного договора работодатель и работник регулируют отношения с помощью иных соглашений и локальных нормативных актов (ст. 5, 8, 56 ТК).

Пример №1

Компания закрепила порядок предоставления бесплатного питания в протоколе общего собрания участников общества. Этого было достаточно для того, чтобы учесть расходы и уменьшить НДС и налог на прибыль (решение АС Брянской области от 07.10.2019 № А09- 6867/2019, постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20).

Кроме того, есть судебные решения, согласно которым коллективный договор по своей сути является локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Хабаровского краевого суда от 28.09.2018 № 33-6071/2018).

Налог на прибыль. Расходы на питание по налогу на прибыль относятся к оплате труда (п. 4 ст. 255 НК). Обязательное условие принятия к учету таких расходов помимо документального подтверждения и экономической целесообразности – их отражение в трудовом или коллективном договоре (ст. 252 НК, письма Минфина от 08.05.2019 № 03- 04-09/33763 и УФНС по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/035625@).

Однако контролирующие органы настаивают, что данные расходы относятся к расходам на оплату труда. То есть для их учета необходимо определить размер дохода каждого работника. Если такой возможности нет, расходы нельзя учитывать в составе расходов на оплату труда. Впрочем, траты на питание реально учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49. п. 1 ст. 264 НК). Ведь пункт 4 статьи 252 НК утверждает: если затраты возможно отнести к нескольким видам расходов по налогу на прибыль, налогоплательщик вправе самостоятельно определить их вид. Кроме того, согласно пункту 25 статьи 270 НК траты на питание возможно отнести к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, только в случае, если такие расходы не указаны в трудовых или коллективных договорах. Это подтверждает арбитражная практика в пользу налогоплательщиков (постановление АС Уральского округа от 25.08.2016 № Ф09-7988/16). Недавнее постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20 закрепило положительную позицию.

ЕСХН. Сельскохозяйственные организации также вправе учесть расходы на питание сотрудников на основании подпункта 42 пункта 1 статьи 264 НК (постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.12.2019 № Ф04-6213/19).

Упрощенка. Организации на упрощенке могут учесть расходы на питание на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 346.5 НК. Перечень расходов по статье 346.5 НК закрытый. Поэтому при отражении данных расходов следует придерживаться рекомендаций писем Минфина от 08.05.2019 № 03-04-09/33763 и УФНС России по г. Москве от 13.04. 2011 № 16- 15/035625@: затраты должны быть распределены на каждого работника.

НДС. НДС к вычету по питанию можно принять при соблюдении следующих условий: есть счет-фактура; товары (работы, услуги, имущественные права) приобрели для облагаемых НДС операций и приняли на учет (ст. 171, 172 НК, постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20).

Применение вычетов допустимо и в случае приобретения непроизводственных товаров, работ или услуг. Тем не менее они должны быть хотя бы косвенно связаны с процессом производства (например, спецодежда, канцелярские товары и подобные общехозяйственные расходы). У компании нет необходимости реализовывать питание с НДС каждому сотруднику, чтобы взять НДС по расходам на такое питание к вычету.

Образец локального нормативного акта

Передача питания сотрудникам не является реализацией в трактовке пункта 1 статьи 39 НК и подпункта 1 пункта 1 cтатьи 146 НК. Это расходы организации на обеспечение условий труда работников (ст. 5, 40, 41, 131 ТК). Обязанности начислять НДС нет (постановление Двадцатого ААС от 07.02.2019 № 20АП8860/2018, АС Центрального округа от 05.06.2019 № Ф10-5077/2018).

У чиновников иной взгляд. Они уверены, что если расходы на питание распределены по сотрудникам (на чем настаивает Минфин в письме от 08.05.2019 № 03-04-09/33763, если такие расходы относить к расходам на оплату труда по ст. 255 НК), тогда с реализации питания сотруднику при возмездных или безвозмездных расчетах с ним необходимо начислить НДС и взять входящую сумму НДС по приобретению питания к вычету (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1. ст. 146 НК, письмо Минфина от 27.01.2020 № 03- 07-11/4421). Если такого распределения расходов между сотрудниками нет, нет и обязанности начислять НДС с реализации питания сотруднику, как и вычета по входящим документам на приобретение питания.

Локальный нормативный акт, подтверждающий расходы на питание, позволит уменьшить базу по налогам даже в том случае, если ссылки на эти расходы не будет в коллективном или трудовом договоре.

В каком виде составляется. Составьте документ по расходам на питание сотрудников в письменном виде. Ознакомьте всех работников под подпись с данным документом (ст. 22, 68 ТК).

Что обязательно должно быть в документе. Четко пропишите порядок предоставления питания и условия компенсации расходов по питанию. Укажите стоимостный размер оплаты питания работнику (если вы планируете компенсировать его в денежной форме) или количественный (при безвозмездном варианте). Например, пропишите порядок выдачи талонов, карт или иной способ расчетов.

Необходимо чтобы расходы по талонам относились к системе оплаты труда согласно ТК. Подчеркните, что предоставление питания – это обязанность работодателя согласно трудовым отношениям с сотрудниками.

Дополнительные меры безопасности. Стоит обосновать производственную необходимость питания работников. Например, рядом с компанией в шаговой доступности нет столовых, плохое качество продуктов в точках общепита или сложный технологический процесс на производстве.

Пример №2

Из-за высоких требований к продовольственной и санитарной безопасности организация ввела запрет для своих сотрудников приносить обед с собой и организовала для них шведский стол. Решение об организации питания оформили протоколом собрания работников и руководства предприятия. Суды поддержали организацию (постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № А09-6867/2019).

Комментарии
По порядку

Тренды