Требования, выполнив которые вы сделаете расчеты по зарплате идеальными

План семинара: 1. Проверка коллективного договора. 2. Индексация заработной платы. 3. Депонирование заработной платы.

В начале года рекомендую всем компаниям проинспектировать систему оплаты труда. В том числе и то, правильно ли учитываются выплаты в рамках трудовых отношений.

Сегодня мы остановимся на нескольких моментах. Во-первых, поговорим о том, что должно быть в правильном коллективном договоре. Затем, рассмотрим вопрос индексации зарплаты. И, в третьих, пройдемся по порядку ее депонирования.

Считается, что коллективный договор, в первую очередь, призван защитить интересы работников. Однако и самой компании тоже стоит серьезно отнестись к тому, что написано в этом документе.

Вообще, колективный договор – документ необязательный. Согласно статье 27 ТК РФ заключают его добровольно. А значит, компания не может навязать коллективный договор своим работникам. Но и проверяющие тоже не вправе наказать организацию за его отсутствие.

А теперь перейдем к самому документу и определим его содержание. Дело в том, что стороны могут сами решить, какие вопросы они зафиксируют на бумаге. Это следует из части 1 статьи 41 ТК РФ. Пожалуйста, что хотите, то и пишите. Но все же лучше взять за основу определенный шаблон. Например, макет коллективного договора, разработанный Минтрудом России и утвержденный 6 ноября 2003 г. Или же примерный макет коллективного договора (методические рекомендации), утвержденный Решением Московской областной трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 26 ноября 2002 года.

Помните, что максимально прописав компенсации и доплаты работникам, вы страхуетесь от налоговых рисков. Например, сумму доплаты до фактического заработка в случае болезни нельзя списать в расходы, если ее выплата не предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Вопросу индексации зарплаты посвящена статья 134 ТК РФ. Надо сказать, совсем небольшая по размеру и при этом крайне важная для каждого работника. Ведь реальная заработная плата должна, как минимум, не снижаться. Но именно это и происходит, если работодатель из года в год не повышает оклады. Рассмотрим подробно, зачем и как нужно индексировать зарплату и что грозит хозяевам предприятий, которые игнорируют эту обязанность.

Потребительские цены на товары и услуги постоянно растут. Поэтому нужно повышать и заработную плату. При этом все компании, не являющиеся бюджетными, индексируют ее в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями или локальными актами. То есть самостоятельно определяют, как проводить индексацию.

Однако чиновники считают, что компании не просто могут, а обязаны индексировать зарплату работников. Такая позиция выражена в письме Роструда РФ от 19 апреля 2010 г. № 1073-6-1.

Судьи, кстати, того же мнения. Рассуждают они так. Индексируя зарплату своим сотрудникам, работодатель обеспечивает их покупательную способность. И это государственная гарантия (ст. 130 ТК РФ). Поэтому индексация обязательна. Даже для не бюджетных организаций. Этот вывод следует из Определения Конституционного Суда РФ от 17 июня 2010 г. № 913-О-О. На него и опираются судьи рассматривая споры. Вот, например, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 10 июля 2012 г. по делу № 33-8880/2012.

РАЗМЕР ИНДЕКСАЦИИ. Как повышать зарплату и в каких размерах, можно предусмотреть в коллективном договоре или в локальных нормативных актах. Но лучше разработать отдельное положение, где будет прописана конкретная методика индексации.

Обычно компании с начала каждого календарного года повышают зарплаты на индекс потребительских цен. Причем, как правило, речь идет о фактическом индексе за прошедший год, который публикует Росстат. Однако можно использовать и прогнозные значения. О том, как можно индексировать зарплату, я покажу в схеме (см. стр. XX – Причем. ред.).

Строгий коэффициент индексации для коммерческих организаций законодательством не установлен. Однако лучше не пытайтесь сэкономить на зарплате. У проверяющих наверняка будут вопросы, если вы индексируете доходы работников в размере меньшем, чем официальный уровень инфляции. Так что безопаснее все же использовать непосредственно официальный индекс роста потребительских цен. Ну, или выше.

ПЕРИОДИЧНОСТЬ ИНДЕКСАЦИИ. То, как часто нужно индексировать зарплату, нигде не прописано. Это решается исключительно по соглашению компании и работников.

ВОПРОС УЧАСТНИКА: Можно ли индексировать заработную плату не всем работникам?

– Законодательством предусмотрена лишь обязанность работодателя по индексации доходов. Поэтому предполагается, что повышать оклады нужно всем сотрудникам. Кстати, так и происходит на практике. Ведь это удобно. А если надо все-таки выделить отдельные категории сотрудников? В этом случае компания должна обосновать, почему перерасчет производится только отдельной, привилегированной группе работников. Ведь иначе остальные могут расценить это как дискриминацию в сфере оплаты труда. Что неминуемо привлечет внимание проверяющих. Поэтому все же советую не экспериментировать. Проводите индексацию сплошным методом.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ТО, ЧТО КОМПАНИЯ НЕ ИНДЕКСИРУЕТ ЗАРПЛАТУ. За отказ от индексации компанию могут привлечь к ответственности в виде административного штрафа, предусмотренного статьей 5.27 КоАП РФ. Для руководителя штраф составит от 1000 до 5000 руб. А сама компания может лишиться от 30 000 до 50 000 руб. или возможности работать на срок до 90 суток. Кроме того работник, чью зарплату работодатель не индексировал, имеет право обратиться в комиссию по труду. Или сразу в органы прокуратуры. И впоследствии суд, скорее всего, обяжет компанию выдать пострадавшему сотруднику недополученную сумму.

ВОПРОС УЧАСТНИКА: В нашей компании зарплаты не индексируются. При этом ни в коллективном договоре, ни в локальных актах такая обязанность не установлена. Грозит ли компании ответственность?

– Да. Инспекторы по охране труда будут смотреть, в первую очередь, на то, повышалась ли зарплата. Не формально, а реально. И, конечно, это грозит штрафами и пересчетом заработной платы за прошлые периоды.
Кстати, контролеры могут учесть и отраслевые соглашения об индексации. Тогда они уже не будут ориентироваться на локальные акты компании.
Но все равно безопаснее каждый раз, когда вы решаете повысить оклады работникам, издавать приказ об индексации (см. образец на стр. XX. – Примеч. ред.). Также можете разработать и утвердить отдельное положение об этом. Или же включить нормы об индексации в коллективный договор с работниками. И, разумеется, важно реально индексировать зарплату.

Важный момент – заработная плата, начисленная, но не полученная работником по каким-либо причинам подлежит депонированию. То есть ее следует сдать обратно в банк. И это, подчеркиваю, обязанность компании. Так требует Положение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П (далее - Положение № 373-П).

Причин депонировать заработную плату немало. Например, отпуск или командировка сотрудника. Наконец, он может просто заболеть. Но депонирование возникает только в случае, когда заработная плата выплачивается из кассы.

Рассчитаться с сотрудниками через кассу нужно в определенный срок. Его утверждает руководитель организации. Н есть максимальный предел - пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета). Так требует пункт 4.6 Положения № 373-П.

Проверьте, правильно ли вы используете механизм депонирования. Вот пошаговый алгоритм действий.

ШАГ 1. Посмотрите, оформлен ли приказ руководителя, в котором указан срок, в течение которого вы можете выдавать заработную плату из кассы организации. Вы вполне можете установить на это и два дня, если так удобно. Напомню, он не может быть более пяти рабочих дней.

ШАГ 2. Допустим, кто-то из ваших сотрудников не получил причитающуюся ему заработную плату в установленный срок. Тогда в расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 в графе 23 напротив фамилии этого работника проставьте отметку «Депонировано». Если для выдачи заработной платы Вы используете платежную ведомость по форме № Т-53, аналогичную запись сделайте в графе 5. В конце ведомости пропишите суммы. Обратите внимание вот еще на что. Итоги фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны равняться окончательной сумме в расчетно-платежной или платежной ведомости.

ШАГ 3. Неполученную работниками зарплату необходимо сдать в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. Суммы депонированной зарплаты отразите в реестре. К слову, унифицированного бланка реестра депонентов нет, поэтому составить его можно в свободной форме. Однако существует ряд реквизитов, которые в соответствии с Положением должны в нем присутствовать.

Данные реестра перенесите в специальную книгу учета депонированных сумм. Форму такой книги вы вправе разработать самостоятельно. Хотя за основу вы можете взять те формы, которые утверждены для бюджетных организаций. Это форма по ОКУД 0504047 и форма по ОКУД 0504048.

ШАГ 4. Как только работник обратится за заработной платой, которую он не смог получить вовремя, вы должны будете ему ее выдать. Причем свое требование он может озвучить устно, или же оформить на бумаге. Четкого порядка тут нет. Как и нет установленного срока для выдачи депонированной зарплаты.

Данные о выдаче занесите в реестр депонированных сумм. Напротив фамилии сотрудника сделайте отметку о полученных суммах с указанием даты. Причем в ту же книгу, в которой были отражены сведения о депонировании.

ШАГ 5. На то, чтобы получить свою депонированную зарплату, у сотрудника есть три года. А отсчет ведется со следующего дня после даты, когда работодатель должен был выплатить соответствующую сумму согласно трудовому договору (ст. 196 и 191 ГК РФ). Что если в течение этого времени ни сам работник, ни его доверенное лицо не обратились за депонированной зарплатой? В бухучете спишите сумму кредиторки на прочие доходы. А для расчета налога включите ее в состав внереализационных доходов. При этом нужно подготовить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации (образец такого приказа см. на стр. XX. – Примеч. ред.). Это следует из пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

И еще. Хранить реестры депонированных сумм вы должны пять лет. Такое правило установлено статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Несмотря на то, что порядок учета депонированных сумм так четко прописан в Положении, на практике у бухгалтера может возникнуть много вопросов о возможных налоговых последствиях.

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ. В налоговом учете порядок списания сумм депонированной ранее заработной платы зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль. При методе начисления депонированную зарплату включают в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (подп. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет. При кассовом методе сумма депонированной заработной платы попадет в состав расходов только в момент ее выплаты сотруднику (п. 2 ст. 273 НК РФ). А значит в месяце, когда зарплата была начислена, возникнет вычитаемая временная разница. Так установлено пунктом 11 ПБУ 18/02. Она приведет к образованию отложенного налогового актива, который списывается после выдачи зарплаты.

НДФЛ. С депонированной зарплаты необходимо исчислить НДФЛ. Но по сравнению с обычным порядком есть особенности. В ситуации когда, деньги были получены в банке, депонирование на сроки уплаты налога не повлияет. Бухгалтер должен будет перечислить НДФЛ в день получения средств (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам.

ПРИМЕР. За январь 2013 г. сотруднице  ООО «Плюсик» Мышкиной С.В. была начислена заработная плата в размере 53 000 руб. С этой суммы бухгалтер исчислил НДФЛ 6890 руб. Сроки, установленные для выплаты зарплаты в организации, – 10-е и 30-е число каждого месяца. А получить деньги в кассе работники должны в течение трех рабочих дней. Невостребованные суммы бухгалтерия депонирует.

Итак, 30 января средства на выплату заработной платы были получены из банка. Но Мышкина с 28 января по 5 февраля болела. Поэтому обратилась в бухгалтерию с требованием выплатить полагающуюся ей сумму только 6 февраля. На руки деньги она получила уже на следующий день – 7 февраля.

В учете бухгалтер должен был сделать следующие записи:

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 70
– 53 000 руб. – в январе начислена заработная плата работнику.

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 68
– 6 890 руб. – в январе удержана сумма НДФЛ.

ДЕБЕТ 50    КРЕДИТ 51
– 46 110 руб. – 30 января получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату заработной платы.

ДЕБЕТ 68    КРЕДИТ 51
– 6 890 руб. – 30 января перечислен НДФЛ в бюджет.

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 76 субсчет Расчеты по депонированным суммам
– 46 110 руб. – 4 февраля депонирована зарплата, не полученная сотрудником.

ДЕБЕТ 51    КРЕДИТ 50
– 46 110 руб. – 4 февраля сдана в банк сумма депонированной заработной платы.

ДЕБЕТ 50    КРЕДИТ 51
– 46 110 руб. – 7 февраля получена сумма в кассу для выдачи депонированной ранее заработной платы.

ДЕБЕТ 76 субсчет Расчеты по депонированным суммам    КРЕДИТ 50
– 46 110 руб. – 7 февраля  выдана работнику депонированная ранее заработная плата.

Отмечу, что ситуация с уплатой НДФЛ кардинально меняется, если зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация согласно пункту 4 статьи 226 НК РФ должна перечислить НДФЛ в день фактической выплаты депонированной зарплаты. Следовательно, к моменту депонирования у бухгалтера нет оснований уплачивать налог с доходов работника. Ведь заработок сотруднику еще не выплачен.

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ. А со страховыми взносами во внебюджетные фонды, ситуация гораздо проще. Компания по итогам каждого месяца должна исчислить обязательный платеж. Он рассчитывается исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных работнику. Это следует из части 3 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. А перечислить взносы необходимо не позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 5 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Таким образом, для страховых взносов важен факт начисления зарплаты, а не ее выплаты. Поэтому с суммы депонированной заработной платы взносы так же должны быть перечислены во внебюджетные фонды.