Книга учета доходов и расходов индивидуального предпринимателя. Рекомендации по заполнению и исправлению ошибок

Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, ведут Книгу учета доходов и расходов. Каковы основные правила заполнения Книги? Как исправлять в ней ошибки?

Индивидуальные предприниматели, как правило, выбирают в качестве режима налогообложения УСН, что освобождает предпринимателей от сдачи большинства видов бухгалтерской и налоговой отчетности.

Однако нынешнее законодательство обязывает «упрощенцев», в том числе индивидуальных предпринимателей, вести налоговый учет своих доходов и расходов. Это правило закреплено в ст. 346.24 и 346.25.1 НК РФ.

Для ведения учета предусмотрена специальная форма «Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения».

Для тех, кто применяет УСН, Книга учета доходов и расходов является регистром налогового учета. Налоговый кодекс РФ не содержит прямого указания на это, однако такую позицию занимают как контролирующие, так и судебные органы (постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.07.09 № А05-11078/2008, Западно-Сибирского округа от 12.02.10 № А46-11396/2009).

Налогоплательщики, применяющие УСН, ведут в Книге учета доходов и расходов налоговый учет своих доходов и расходов.

Если в качестве объекта налогообложения налогоплательщик выбрал «доходы минус расходы», то учет в Книге ведется для целей исчисления базы по «упрощенному» налогу. Это значит, что в Книге учета доходов и расходов отражаются только те доходы и расходы, которые учитываются при исчислении «упрощенного» налога.

Когда налогоплательщик получил имущество, деньги и тому подобное, которые не признаются доходами для целей УСН согласно ст. 346.15 НК РФ, то в Книге учета доходов и расходов они не отражаются.

Если же в качестве объекта налогообложения налогоплательщик выбрал «доходы», то в Книге учета ничего кроме них не отражается.

Каким способом вести данный регистр, предприниматель вправе выбрать самостоятельно. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый очередной налоговый период открывается новая Книга учета доходов и расходов.

Перед заполнением Книги учета следует заполнить титульный лист и указать реквизиты налогоплательщика. Если налогоплательщик применяет УСН на основе патента, то на титульном листе ему следует также указать срок, на который выдан патент и субъект Российской Федерации, выдавший его.

Затем Книгу учета необходимо сшить и пронумеровать все листы, указав на последней странице их общее количество. Далее налогоплательщику следует заверить Книгу: сначала собственноручно, и при наличии проставляется печать, а потом в налоговой инспекции ставятся отметки на последнем и первом листах книги. Только по окончании всех процедур Книгу можно начать заполнять.

По мнению ФНС России (письмо от 03.02.10 № ШС-22-3/84@), Книга учета доходов и расходов должна заверяться налоговыми органами только по желанию самого налогоплательщика. Налоговым кодексом РФ положения о порядке и сроках ее представления не установлены, поэтому налоговые органы не вправе требовать обязательного представления Книги учета доходов и расходов для заверения.

При заполнении Книги следует также обратить внимание на способ исправления ошибок. Исправление ошибок должно быть обоснованно и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии). Причем исправления лучше производить без использования корректирующих средств, т. е. зачеркнув текст одной чертой.

Если же налогоплательщик ведет Книгу учета в электронном виде, то по окончании налогового периода (года) ее необходимо распечатать, заверить подписью предпринимателя и печатью (если она есть), а затем представить в налоговый орган для заверения, в том же порядке, что и при ведении Книги на бумажном носителе. Сделать это необходимо в те же сроки, что и представить декларацию по единому налогу, т. е. до 30 апреля года, следующего за отчетным.

Книга учета доходов и расходов состоит из трех разделов. Если объектом налогообложения являются «доходы и расходы», то заполнять следует все разделы Книги, а если выбраны «доходы», то достаточно заполнить только первый раздел в части доходов.

Рассмотрим подробно каждый раздел Книги.

Раздел 1 “Доходы и расходы” состоит из четырех таблиц (по одной для каждого квартала) и одной справки. Таблицы предназначены для отражения конкретных видов доходов и расходов и промежуточных результатов за отчетный (налоговый) период (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Каждая из четырех таблиц содержит пять граф, в которые заносится определенная информация о каждой хозяйственной операции, а именно:

• дата и номер первичного документа, подтверждающего операцию;
• содержание операции (уплата налога, покупка принтера или снятие денег с расчетного счета);
• сумма операции (если это доход, то сумму необходимо поставить в гр. 4, а если расход – в гр. 5).

Если применяется упрощенная система на основе патента, то в форме отсутствует пятая графа «Расходы».

Справка к разделу предназначена для расчета итоговых показателей по налоговой базе за налоговый период, т. е. за год. По соответствующим строкам справки нужно проставить общую сумму полученных доходов и расходов за налоговый период, разницу между суммой уплаченного за прошлый год минимального налога и суммой исчисленного в общем порядке налога за предыдущий налоговый период.

Этот показатель рассчитывается следующим образом: стр. 270 раздела 2 декларации за прошлый налоговый период минус стр. 260 раздела 2 декларации за прошлый налоговый период. По двум последним строкам отражается финансовый результат по итогам года – прибыль или убыток.

В разделе 2 «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за __________ 20__ года (отчетный (налоговый) период)» отражаются расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, на их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение, а также и на приобретение (создание) нематериальных активов.

Результаты расчетов по второму разделу отражаются в первом разделе. По каждому кварталу заполняется отдельная таблица. В данном разделе пообъектно учитываются только те активы, которые используются при формировании базы по единому налогу. Обязательным условием учета затрат в этом разделе также является использование соответствующего объекта в предпринимательской деятельности.

Раздел 3 «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения за __________ 20__ года (налоговый период)» предназначен для расчета суммы убытка, на которую может быть уменьшена налоговая база по единому налогу, рассчитанная за налоговый период. Этот раздел заполняется налогоплательщиками, которые получили по итогам одного или нескольких прошлых лет убытки по осуществляемой предпринимательской деятельности.

В начале налогового периода отражаются суммы неперенесенного убытка, которые можно принять в уменьшение базы по единому налогу согласно п. 7 ст. 346.18 НК РФ, за последние 10 налоговых периодов, предшествующих начавшемуся.

По окончании налогового периода определяется итоговая сумма убытка, которую можно принять в уменьшение налоговой базы за истекший налоговый период, а также оставшаяся сумма убытков, которая будет перенесена на следующий налоговый период. Для этого используются данные, которые были приведены в справке к первому разделу.

Книга учета должна соответствовать всем стандартным характеристикам бухгалтерской и налоговой отчетности, а именно непрерывности, достоверности и полноте отражаемых сведений. Основные правила, которыми стоит руководствоваться при заполнении Книги, заключаются в следующем:

• все хозяйственные операции должны быть занесены построчно и с соблюдением хронологического порядка;
• в Книге необходимо отражать сведения обо всех хозяйственных операциях за отчетный (налоговый) период, которые связаны с получением дохода или осуществлением расхода, учитываемых при формировании базы для исчисления единого налога, т. е. руководствуясь ст. 346.15, 346.16 и 346.17 НК РФ. Даже если в данном налоговом периоде не были получены доходы, расходы отражать в Книге все равно необходимо (письмо Минфина России от 31.05.10 № 03-11-06/2/82);
• все записи – хозяйственные операции, занесенные в Книгу, должны подтверждаться первичными документами, которые служат основанием для движения денежных средств, имущества и прочих операций. Книга и все первичные документы, приложенные к ней, должны быть на русском языке либо же переведены с иностранного языка на русский;
• порядок заполнения Книги учета не определяет, как отражать в ней стоимостные показатели – округлять до рублей или оставлять в рублях и копейках. Никаких ограничений Налоговый кодекс РФ не содержит, следовательно, можно выбрать один из вариантов отражения стоимостных показателей. Однако в налоговой декларации по единому налогу все значения указываются в полных рублях. Сумма менее 50 копеек отбрасывается, а сумма 50 копеек и более округляется до полного рубля.

Распечатанные, заверенные книги следует хранить в течение четырех лет, поскольку в них содержатся данные налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты единого налога, согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Если индивидуальный предприниматель не ведет Книгу учета доходов и расходов или же несвоевременно или неправильно отражает в ней показатели, необходимые для исчисления базы единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, он может быть привлечен к ответственности в соответствии по ст. 120 НК РФ. Размер штрафа при этом может составить от 10 000 до 30 000 руб. Если же допущенные нарушения привели к занижению налоговой базы, размер штрафа составит 20 % суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Предусмотрена ответственность за непредставление книги учета по требованию налоговых органов. Размер штрафа в этом случае составит 200 руб. за каждую непредставленную книгу.

В своем письме от 31.03.05 № 03-02-07/1-85 Минфин России выразил позицию, что этот же штраф должен применяться и в тех случаях, когда по требованию представляется книга, не заверенная в установленном порядке. Между тем судебная практика по этому вопросу складывается в пользу налогоплательщика (постановление ФАС Дальневосточного округа от 19.09.07, 12.09.07 № Ф03-А51/07-2/3471).