Во что обойдутся компании зарплатные карты и как списать эти издержки

План семинара: Выпуск зарплатной карты. Обслуживание зарплатных счетов. Обслуживание зарплатных счетов. Вознаграждение банку за перевод зарплаты на счета сотрудников.

1. Компания оформила с банком зарплатный проект. Может ли организация без опаски учесть расходы на изготовление зарплатных карт для сотрудников:

а) да;

б) нет, налоговики снимают такие расходы.

2. Работодатель перечисляет зарплату сотруднику на его банковскую карту. Но оформлена она по договору лично с работником. Сможет ли компания списать в расходах комиссию банка за перечисление денег:

а) нет, ведь работник сам заключил договор с банком;

б) да.

Правильные ответы см. в статье

Как выдавать зарплату сотрудникам, решает руководство компании. Никто не навязывает каких-то определенных способов. Однако все больше компаний переходят на расчеты с сотрудниками по безналу. Это и понятно. Перечислять зарплату на банковские карточки действительно удобно. Нет возни с наличными: не нужно пересчитывать, выдавать и депонировать. Сразу можно забыть о возможных нарушениях кассовой дисциплины.

Но вместе с этим появляются и дополнительные расходы. Давайте разберемся, какие из них можно учесть, а какие налоговики точно снимут.

Договор с банком на выпуск банковской карты заключает либо сам сотрудник, либо работодатель.

В первом случае клиентом банка является работник. Компания, конечно, может взять на себя расходы за изготовление банковской карточки. Но учесть их при расчете налога на прибыль, скорее всего, не получится. Здесь действует пункт 29 статьи 270 НК РФ.

А вот второй вариант: когда компания договаривается с банком о том, чтобы выпустить всем работникам карточки и оплачивает все сопутствующие расходы. Это так называемый зарплатный проект. Тут уже не все так однозначно.

Чиновники считают, что платить за изготовление и перевыпуск карт в любом случае должны сами работники. Поэтому списать затраты компания не имеет права. Посмотрите письмо Минфина России от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74. Хоть разъяснения достаточно старые, но позиция финансистов и налоговиков за последние годы не изменилась (Правильный ответ на вопрос № 1 теста – б).

Однако суды в большинстве споров поддерживают компании и разрешают признавать такие расходы. Приведу для примера постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/450-10-1,2. В нем судьи отметили, что работники не получили материальной выгоды. А значит, применить пункт 29 статьи 270 кодекса к этой ситуации нельзя. И компания может включить потраченные деньги в расходы на оплату услуг банков (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) или внереализационные затраты (подп. 15 п. 1 ст. 265 кодекса).

Отстоять расходы вам поможет один нюанс: докажите, что компания обязана оплачивать банковские услуги. Для этого включите такой пункт в трудовые, коллективные договоры или другие локальные акты, например, положение об оплате труда (см. образец трудового договора).

ОБРАЗЕЦ

Открытое акционерное общество Альфа
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 26-ТД
 г. Москва                                                                                                                     13.05.2013 г.
 
Открытое акционерное общество «Альфа» (ОАО «Альфа») в лице директора Скворцова Геннадия Петровича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Твордовская Татьяна Тимофеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:
<…>
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ
 <…>
3.2. Работодатель обязан:
<…>
3.2.8. Нести все расходы по изготовлению, последующим перевыпускам и обслуживанию зарплатных карт сотрудников.
<…>
4. ОПЛАТА ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ
 <…>
4.4. Заработная плата Работнику выплачивается путем перечисления на банковский счет Работника каждые полмесяца в день, установленный Правилами трудового распорядка.
<…>

ВОПРОС УЧАСТНИКА: С учетом расходов теперь все понятно. А НДФЛ? Нужно ли начислять налог, если компания оплатила изготовление зарплатной кары сотруднику?

– Нет, стоимость выпуска банковской карты НДФЛ не облагается. Несмотря на то, что расходы оплатил работодатель, у сотрудника никакой экономической выгоды в данном случае не возникает. Ведь обязанность работодателя своевременно перечислять зарплату персоналу. А то, каким образом (наличными через кассу или на банковские карточки) тут неважно.

Поэтому деньги, которые компания потратила на выпуск зарплатной карты, не нужно включать в доход работника. Минфин Росси против такого подхода не возражает. Об этом письмо ведомства от 28 октября 2010 г. № 03-04-06/6-255.

В случае, если сотрудники сами заключают договоры на открытие и обслуживание банковских карт они одновременно считаются и клиентами банка и держателями карт, в таких случаях платежи банку за открытие и годовое обслуживание карточных счетов являются личными расходами работников. Если фирма оплачивает их за своих сотрудников, то она должна удержать с их доходов НДФЛ (ст. ст. 209 и 210 Налогового кодекса РФ). Кроме того, фирма не может учесть такие расходы при налогообложении прибыли (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Чиновники из Минфина России еще в письме от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74 разъяснили, что расходы на обслуживание зарплатных карт не уменьшают налогооблагаемую прибыль компании. По мнению финансистов, бремя таких затрат в любом случае должно ложиться на самих сотрудников.

Но, к счастью, налоговики на местах не так категоричны. В некоторых случаях они разрешают признать подобные расходы, когда договор с банком заключает компания. Как показала практика, решающий аргумент: в условиях договора между банком и организацией прямо прописано, что именно она должна платить за обслуживание зарплатных счетов работников.

Но даже если налоговики сняли вам расходы, не отчаивайтесь. Попробуйте оспорить решение в суде. Сейчас практика складывается в пользу компаний. Судьи даже не смотрят на условия соглашения между банком и организацией. Взять хотя бы то же постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/450-10-1,2. Суд сделал вывод: расходы на обслуживание зарплатных счетов сотрудников непосредственно связаны с обязанностью работодателя по выдаче зарплаты. Значит, их можно учесть при расчете налога на прибыль без каких-либо ограничений и дополнительных требований.

ВОПРОС УЧАСТНИКА: А как учитывать расходы на обслуживание банковских счетов работников? Можно списать их единовременно?

– Безопаснее распределить затраты и учитывать равными долями в течение года.

Как правило, за такие услуги нужно платить банку сразу за год. Но ведь обслуживать счета тот будет на протяжении всего этого периода. Значит и расходы нужно равномерно распределить.

Смело учитывайте суммы, которые вы перечислили банку за то, что тот переводит деньги на счета сотрудников. Чиновники против не будут.

В письме от 2 марта 2006 г. № 03-03-04/1/167 представители Минфина России разрешили учесть такие затраты как внереализационные. Основание – подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Это в случае, когда компания заключает договор с банком.

А если работник сам открыл себе зарплатную карточку, то комиссию спишите в составе расходов на услуги банков. Здесь руководствуйтесь подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Такой позиции придерживается Минфин в письме от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74 (Правильный ответ на вопрос № 2 теста – б).