Минтруд опубликовал Законопроект о ведении бумажных трудовых книжек.
Министерство труда и соцразвития разместило на официальном портале Проект приказа (далее - проект), в котором собраны воедино нормы, касающиеся ведения трудовых книжек в бумажном варианте.
Кроме того, правила были обновлены путем исключения неактуальных требований, например, таких как:
ведение приходно-расходной книги бланков и книги учета движения трудовых книжек, а также скрепление их сургучом или опломбирование;
заверение работником каждой записи в его личной карточке;
заверение работником каждой записи в его трудовой книжке при увольнении;
при первом трудоустройстве работника заполнить трудовую в его присутствии.
Также актуализированы такие требования, как:
печатью заверяются документы при наличии таковой, также вместо печати самой организации можно ставить печать ее кадровой службы;
в записи об увольнении необходимо не просто указать пункт/подпункт статьи-основания, но и часть такой статьи.
Правила дополнены положением о внесении записей о дистанционной работе, если между работником и работодателем заключено письменное соглашение.
Публичное обсуждение Проекта продлится до 05.02.2021 года.
Согласно действующему законодательству, в трудовом договоре между работодателем-ИП и сотрудником указывается фамилия, имя и отчество как работника, так и его работодателя, если он является предпринимателем.
Изменение некоторых условий трудового договора возможно только с согласия сторон (ст. 72 ТК РФ), но изменение фамилии к таким условиям не относится. Следовательно, стороны имеют право, но не обязаны, заключить дополнительное соглашение в рассматриваемой ситуации (Письмо от 04.06.2020 № ПГ/28836-6-1).
А вот внести запись в трудовые книжки работодатель-ИП обязан. Запись оформляется так же, как и при смене наименования работодателя-организации (п. 3.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.203г. № 69).
«Действительно, заключение дополнительного соглашения в рассматриваемом случае не обязательно, но мы все же рекомендовали бы это делать, чтобы избежать лишних вопросов от контролирующих органов», – советует Елена Курбатова, ведущий аудитор GSL Law & Consulting.
В Росструд стали поступать жалобы от работников, которые никак не могут уволиться, так как работники их организаций соблюдают режим самоизоляции и находятся дома. Так, один работник сообщил, что направил заявление об увольнении по электронной почте, но ни расчет, ни трудовую книжку получить не может.
Ведомство поясняет, что руководители организаций, на которых распространяется режим введенных нерабочих дней, обязаны обеспечить соблюдение норм законодательства (п. 8 Письма Минтруда 26.03.2020г. № 14-4/10/П-2696). Следовательно, руководитель может назначить работника, который участвует в непрерывном производстве, по согласованию с ним, а также может вызвать на рабочее место сотрудников, которые отвечают за составление кадровых документов и за расчет и выплату заработной платы для оформления увольнения работника.
Трудовая книжка должна быть выдана работнику на руки в день увольнения или, по его заявлению, направлена по почте.
Минтруд пояснил порядок заполнения трудовой книжки, если работник выбрал ее ведение в электронном виде (Письмо от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150). В день получения письменного заявления, необходимо отдать работнику бумажный вариант трудовой. Основанием для этого и является указанное заявление. Перед тем, как передать документ, в него необходимо внести запись о получении заявления. Так, в графах указывается:
номер записи;
дата выдачи трудовой;
информация о том, что получено заявление от работника;
дата получения заявления (должна совпадать с датой в графе 2).
Информация о том, что книжка выдана на руки, вносится также в "Книгу учета движения трудовых книжек". Для этого в графе, в которой работник ставит свою подпись, указывается, что документ выдан на основании полученного заявления.
Напомним, что работник может сделать выбор и
представить заявление только после того, как работодатель передал ему
уведомление. Информацию о выборе
сотрудника обязательно нужно подать в Пенсионный фонд.
Согласно материалам дела, юрист московской компании ушла в отпуск с последующим увольнением. Работницу уволили, но трудовую в день увольнения не выдали. Уведомление о том, что ей необходимо прийти за документом истец не получала. Через полтора месяца, по требованию бывшей работницы, трудовая была выслана ей по почте. Считая, что ее права были нарушены, юрист подала в суд иск с требованием о выплате ей компенсации.
Суд указал, что если обеспечить выдачу сотруднику трудовой книжки в день увольнения не представляется возможным, то работодатель обязан направить уведомление о явке за документом или о том, что бывший работник согласен на получение документа по почте. Также трудовое законодательство предусматривает, что работодатель обязан компенсировать заработок, который не получен работником по причине несвоевременной выдачи трудовой, так как это расценивается как препятствие к новому трудоустройству (Апелляционное определение Мосгорсуда от 14 января 2020 года 33-1516/2010).
Госдума приняла во втором чтении проект закона об электронных трудовых книжках
Государственная Дума рассмотрела и утвердила во втором чтении законопроект № 748744-7, в который были внесены поправки, упрощающие работу кадровикам и бухгалтерам.
В минувший четверг Государственная Дума рассмотрела и утвердила во втором чтении законопроект № 748744-7, которым предусмотрено введение электронных трудовых книжек. Ко второму чтению в проект закона были внесены поправки, которые немного упростят работу кадровикам и бухгалтерам.
К положительным изменениям, безусловно, относится то, что СЗВ-ТД нужно будет сдавать не ежемесячно и не по всему списочному составу работников, как предполагалось изначально. В 2020 году указанный отчет необходимо будет представлять до 15 числа следующего месяца, только если в текущем месяце были приняты или уволены работники, если работники были переведены на иную постоянную работу, а также если работодатель получил от сотрудника информацию о выборе способа «ведения» его трудовой книжки. Отчет следует составлять только по тем работникам, по которым произошли перечисленные изменения. Начиная с 2021 года, о принятии или об увольнении необходимо будет отчитываться уже на следующий день, после выпуска приказа, а о переводе или о выборе способа «ведения» информации о его трудовом стаже – также до 15 числа следующего месяца, как и в 2020 году.
Относительным минусом нововведений является ожидаемое расширение сведений, которые нужно будет предоставить. Например, кроме наименования организации нужно будет указать и информацию о ее переименованиях, а при заполнении данных работника следует конкретизировать: при трудоустройстве - вид поручаемой работы, а при расторжении договора – причины увольнения.
Минтруд изменит Инструкцию по заполнению трудовых книжек
Если организация не применяет печать, то ставить ее в трудовых книжках необязательно. Минтруд пропишет это в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уведомление о разработке приказа опубликовано на regulation.gov.ru.
АО и ОО вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный товарный знак и другие средства индивидуализации (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). При этом общества вправе самостоятельно принимать решение об использовании печати, а сведения о ее наличии должны содержаться в уставе.
Однако, согласно пунктам 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69), организация обязана проставлять печать на титульном листе трудовой книжки при ее заполнении и при заверении записей об изменении фамилии, имени, отчестве и дате рождения.
В связи с этим Минтруд подготовил изменения в Инструкцию. В ней будет прописано, что если организация не имеет печати, то требования о проставлении печати в трудовой книжке и вкладышах в трудовую книжку не применяются. Печать проставляется такими организациями при ее наличии и указании на это в уставе общества.
Сургуч не понадобится: упростят учет бланков и движения трудовых книжек и вкладышей
Портал проектов правовых актов разместил уведомление о разработке проекта изменений в правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее учитываются в приходно-расходной книге, которая ведется бухгалтерией работодателей и хранятся как документы строгой отчетности (как правило, в кассе). Указанными правилами сейчас определено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Проектом предлагается исключить обязанность работодателей прошнуровывать, скреплять сургучной печатью или опломбировать названные книги. При этом останутся нормы об обязательной их нумерации и заверении подписью руководителя или уполномоченного им лица.
Кроме того, предлагается перейти на использование в трудовых книжках печати только в тех случаях, если федеральным законом предусмотрена обязанность работодателя использовать печать, либо сведения о наличии печати содержатся в уставе. С учетом этого предлагаются соответствующие изменения в форму трудовой книжки и в форму вкладыша - после слов М.П. добавятся слова (при наличии).
Сейчас при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью Выдан вкладыш и указывается серия и номер вкладыша. Предлагается не ставить указанный штамп, а делать об этом соответствующую запись.
Печать при заполнении трудовых книжек станет необязательной — проект поправок
Портал проектов нормативных актов опубликовал уведомление о разработке проекта постановления правительства о внесении изменений в правила ведения трудовых книжек.
Федеральным законом №82-ФЗ от 6 апреля 2015 года внесены изменения в ряд федеральных законов в части применения печати юрлицами в случае ее наличия. Законы об ООО и об АО в новой редакции предусматривают право, а не обязанность иметь, в частности, печать, штампы с наименованием фирмы.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года (абзац первый пункта 35) установлена обязанность работодателей при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверять подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 правил).
Проектом предлагается внесение изменений в абзац первый пункта 35 правил в части использования печати только в тех случаях, если федеральным законом или уставом предусмотрена обязанность работодателя использовать печать. В остальных случаях печать проставляется при ее наличии. Также предлагается внесение изменений в пункт 41 правил.
Раз появляется электронная подпись, электронная запись в детские сады, в школы, если страна переходит на электронную запись в поликлинике - почему у нас нет электронной трудовой книжки?
О. Голодец отметила, что сейчас достаточное количество людей работает в удаленном доступе. Однако старые законы по-прежнему навязывают рынку труда отношения, которых уже нет. По словам вице-премьера, вопрос о введении электронной трудовой книжки начал обсуждаться две недели назад с Российским союзом промышленников и предпринимателей и Федерацией независимых профсоюзов России. Предполагается, что через полгода появятся первые наработки в этом направлении
Можно ли вернуть излишне назначенное «больничное» пособие, если ошибка произошла по вине работника?
– Да, можно.
Может ли трудовой договор подтвердить страховой стаж работника?
– Да, может.
В какой госорган следует обратиться, чтобы узнать сведения о заработке сотрудника?
– В Пенсионный фонд РФ.
Материал опубликован в издании "Кадровое дело" 01.10.2011
Работник потерял трудовую книжку – нужно ли требовать доказательства стажа?
ООО «Имидж» приняло на работу нового сотрудника – экономиста Сергея Н.
При трудоустройстве он заявил, что потерял трудовую книжку, а принести ее дубликат не может – компания «Меридиан», в которой он проработал пять лет, ликвидирована. На основании его заявления сотрудница отдела кадров ООО «Имидж» Татьяна К. завела ему новую трудовую книжку. Также она попросила Сергея показать ей оригинал трудового договора с ЗАО «Меридиан», чтобы подтвердить его страховой стаж. Сотрудник принес договор, и организация приняла его на работу.
Сергей проработал в ООО «Имидж» три месяца и заболел. Когда он поправился и принес больничный, бухгалтер начислила ему пособие по временной нетрудоспособности. Каково было ее удивление, когда ФСС России отказался принять его к зачету. Выяснилось, что Сергей проработал в ООО «Меридиан» два с половиной года, а не пять лет, а представленный им трудовой договор – фальшивый.
Можно ли взыскать с работника неверно начисленное пособие?
Как мы видим, Сергей преувеличил период своей работы (страховой стаж). ООО «Имидж» начислило ему пособие исходя из 80 процентов от среднего заработка, в то время как должно было взять в расчет только 60 процентов1. С точки зрения закона Сергей проявил недобросовестность. Поэтому компания вправе взыскать с него неверно начисленное пособие2.
ООО «Имидж» может вернуть излишне назначенное Сергею пособие двумя способами (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ):
удержать его из заработка, но не более 20 процентов от суммы зарплаты;
взыскать его в судебном порядке, если высчитать из зарплаты невозможно (например, когда работник уволился).
Как проверить данные о сотруднике без трудовой книжки?
ООО «Имидж» следовало внимательно изучить документы, которые Сергей представил при трудоустройстве. Важно, как они оформлены. Любой из них должен содержать следующую информацию3:
номер и дату выдачи;
сведения о работнике (фамилию, имя, отчество, число, месяц, год рождения, место и период работы, профессию (должность));
основания выдачи (приказы, лицевые счета и др.).
Если в представленных документах нет каких-то данных, удостовериться в их подлинности помогут дополнительные доказательства. Лучше требовать от работника сразу несколько документов, подтверждающих его страховой стаж. Среди них (разд. II Приказа № 91):
трудовые договоры с прошлыми работодателями, заключенные в письменной форме;
справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами;
выписки из приказов;
лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
документы территориального органа ФСС России об уплате платежей на социальное страхование;
иные документы (например, военный билет).
Вернее всего узнать данные о страховом стаже сотрудника в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ. Для этого работнику следует направить в этот госорган запрос4 (образец на стр. 105). Пенсионный фонд РФ предоставит ему выписку. В ней будут указаны сведения о трудовом стаже и местах работы. Чтобы правильно начислить работнику пособие по временной нетрудоспособности, следует узнать размер его заработка, в нашем случае – за 2009 и 2010 годы. Для этого работнику следует написать работодателю заявление5. Работодатель на его основании отправит запрос6 в Пенсионный фонд РФ.
Можно ли уволить за обман?
В нашей ситуации Сергей показал кадровику ООО «Имидж» поддельный трудовой договор. С одной стороны, работник не обязан был его приносить6, с другой – он изначально знал, что этот документ – фальшивый. По общему правилу работодатель вправе уволить работника, если он при трудоустройстве представил подложные документы (п. 11 ч. первой ст. 81 ТК РФ). При этом от них должно зависеть, сможет ли сотрудник выполнять свою работу или нет (примеры ниже).
Пример
На должность ведущего юрисконсульта можно принять работника только с высшим юридическим образованием. Если сотрудник при устройстве на эту должность представил поддельный диплом, а на самом деле он окончил лишь правовой колледж, по закону его можно и нужно уволить. Это позиция подтверждена судом (определение Московского областного суда от 17 марта 2011 г. по делу № 33-3688).
Неоднозначно решается вопрос и об увольнении работника, нарушившего правила, по которым должен был быть заключен трудовой договор (по п. 11 ч. первой ст. 77 ТК РФ). Перечень таких оснований приведен в статье 84 Трудового кодекса. В нем не упоминаются ситуации, когда работник скрыл от работодателя свою трудовую книжку и представил поддельный трудовой договор. Более того, для суда в этой ситуации опять-таки будет важно: исключает ли это нарушение возможность работать или нет.
Пример
Сотрудник устроился на работу на неполный рабочий день. При трудоустройстве он не принес новому работодателю трудовую книжку. Вскоре выяснилось, что он официально работает в другой компании. Условия труда в прежней и новой организациях вредные и опасные. По закону нельзя трудиться в двух компаниях с такими условиями труда (ст. 282 ТК РФ). Следовательно, новому работодателю нужно уволить работника.
Допустим, этот же сотрудник устроился на работу с вредными (опасными) условиями труда и тоже не принес работодателю трудовую книжку. При этом он больше нигде не трудится с аналогичными условиями. Следовательно, поводов для его увольнения у работодателя нет.
ООО «Имидж» сможет уволить Сергея за обман, только если докажет, что этот работник не подходит ему по деловым качествам. Поскольку организация планировала принять на работу сотрудника с опытом работы больше пяти лет (а стаж Сергея – два с половиной года), ей следует провести для него аттестацию. Если ее результаты будут неудовлетворительными, ООО «Имидж» вправе уволить Сергея за несоответствие занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (по п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Помните, что работника можно уволить по этому основанию, если его невозможно перевести с письменного согласия на другую имеющуюся в компании работу, которую тот может выполнять с учетом состояния здоровья. Работодатель обязан предложить все вакансии, которые есть у него в этой местности. Предлагать позиции в других районах организация обязана, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ч. третья ст. 81 ТК РФ).
Профессиональный спор
Можно ли внести в новую трудовую книжку сведения о прошлой работе?
Можно
Ольга ЕРОШЕНКОВА, государственный инспектор труда ГИТ в г. Москве: – Кадровик имеет право внести в новую трудовую книжку работника записи о его предыдущих работодателях. Это возможно, если сотрудник представил справки о начале и окончании работы по определенной должности в конкретной организации с указанием номеров и дат приказов. Справки должны быть заверены печатью работодателей или архива. Записи «со слов» работника в трудовую книжку не вносятся.
Нельзя
Евгений ЕРМАКОВ, начальник отдела кадров ООО «Славянская Гостиница и Деловой Центр» (Москва): – Сведения о прошлой работе вносятся только в дубликат трудовой книжки, которую оформляет работодатель по последнему месту работы сотрудника (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила). Поэтому кадровик по новому месту работы не вправе вносить в нее сведения о предыдущих организациях.
Заключение эксперта
Евгения СИМАКОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»: – Трудовая книжка заводится в соответствии с Правилами. Мы рекомендуем придерживаться требований, прямо предусмотренных ими. Поскольку этот документ не говорит нам о том, что мы можем внести в новую трудовую книжку сведения о прежних местах работы, делать этого не стоит.
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Ольга ПЛЕХАНОВА, главный бухгалтер ООО АФ «ФЕНИКС-аудит» (г. Челябинск): – Поскольку работник намеренно преувеличил свой страховой стаж, можно взыскать с него излишне уплаченное пособие. Компания вправе удержать эту сумму из заработной платы сотрудника либо вернуть ее в судебном порядке (например, если работник уволился из организации).
Мария ВЕЛИЧКО, начальник отдела кадров ГУП СО «Распорядительная дирекция МУГИСО» (г. Екатеринбург): – Если трудовая книжка утеряна и сделать ее дубликат невозможно, стаж работника могут подтвердить другие документы: письменные трудовые договоры, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты и иные.
Если сотрудник сообщил вам при устройстве на работу, будто он потерял трудовую книжку, а потом выяснилось, что он вас обманул, уволить его крайне сложно. Он не предъявил вам поддельных документов из обязательного перечня и не нарушил правил заключения трудового договора.
1Часть 1 ст. 7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ) 2Часть 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ, ст. 138 ТК РФ 3Пункт 23 приказа Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 (далее – Приказ № 91) 4Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», постановление Правления ПФ РФ от 31 июля 2006 г.№ 192п 5Формы утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н 6Среди обязательных документов, которые указаны в ст. 65 ТК РФ и предъявляются при приеме на работу, трудового договора нет
Оформление трудовых книжек могут отменить уже с 2012 года
«Трудовая книжка в наше время утратила свои функции, которые выполняла при советском строе, - заявил Сафонов. - Тогда она, во-первых, была свидетельством о карьере человека, во-вторых, подтверждала пенсионные обязательства государства перед ним.
В современной экономике вторую задачу выполняет персонифицированный учет пенсионной системы. А что касается карьеры, то сегодня все равно нет общегосударственной системы присвоения квалификации. И может случиться так, что высокопоставленный сотрудник крупной корпорации со всем своим багажом опыта может оказаться неподходящим кандидатом на, казалось бы, схожую позицию в другой корпорации. Каждый человек зарабатывает квалификацию своей карьерой, и работодатель должен сам определять, насколько тот ему подходит. При необходимости он может поинтересоваться вами у предыдущего работодателя, и формальные записи в трудовой тут мало помогут».
«Если говорить о возможных трудовых конфликтах, то в рыночных отношениях главным документом в этой сфере является трудовой договор, - напомнил замминистра. -А процедура увольнения, его основания фиксируются приказом, поэтому оспаривать увольнение работник может на его основе.
Я уже не говорю об удобстве для малых предприятий. Ведь трудовую книжку надо хранить, надо знать и понимать, как ее правильно заполнять, изучать соответствующие инструкции. Нужны ли малому бизнесу эти хлопоты?».
Замминистра подчеркнул, что изменения должны быть плавными. «Те, кто привык к трудовой книжке, должны иметь право закончить с ней свою трудовую деятельность», - сказал Сафонов. А молодежи, по его словам, выдавать трудовую книжку уже нецелесообразно. Отмена может начаться с 2012 года, а переходный период растянется лет на 10.
Он предложил предусмотреть 10-летний переходный период для тех людей, которые привыкли к трудовой книжке, чтобы они смогли завершить свою трудовую деятельность с ней.
«Трудовая книжка должна быть отменена. Именно трудовой договор является самым эффективным методом защиты прав работника», - подчеркнул замминистра.
Сафонов отметил, что трудовая книжка в советское время была едва ли не единственным документом, подтверждающим права работников. «Раньше трудовая книжка обеспечивала оформление пенсионного дела. Теперь это заменяет персонифицированный учет в ПФР. Эту функцию трудовая книжка уже не выполняет полностью», - сказал замминистра.
По его мнению, трудовая книжка морально устарела еще и потому, что исчезла система присвоения работнику квалификации. «Каждая квалификация зарабатывается карьерой человека», - заметил Сафонов.
